{"id":5943,"date":"2024-03-29T10:06:14","date_gmt":"2024-03-29T09:06:14","guid":{"rendered":"https:\/\/katzmair.jaeffekt.org\/ein-wilder-ritt-endet-ein-payroll-outsourcing-projekttagebuch\/"},"modified":"2024-09-02T14:51:48","modified_gmt":"2024-09-02T12:51:48","slug":"ein-wilder-ritt-endet-ein-payroll-outsourcing-projekttagebuch","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/ein-wilder-ritt-endet-ein-payroll-outsourcing-projekttagebuch\/","title":{"rendered":"Ein wilder Ritt<\/strong> \u2013 ein Payroll-Outsourcing Projekttagebuch"},"content":{"rendered":"\n

Es war ein wilder Ritt.  Nach 13 Monaten \u2013 eins meiner l\u00e4ngsten Projekte \u2013 verlasse ich nun Ende des Monats meinen aktuellen Auftraggeber. Im Projekt hatte ich verschiedene Rollen \u2013 Projektleiterin, Lerncoach<\/a> und eTrainerin<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Gestartet bin ich im M\u00e4rz letzten Jahres als Projektleiterin<\/a> f\u00fcr den Wechsel des Outsourcing-Dienstleisters f\u00fcr die Lohnabrechnung in Deutschland des Unternehmens. Go-Live Deutschland war geplant f\u00fcr 08\/2023. Vereinzelte europ\u00e4ische L\u00e4nder des Auftraggebers sollten ebenfalls bis Ende des Jahres \u00fcberf\u00fchrt werden.<\/p>\n\n\n\n

Hier ein kleines Projekttagebuch<\/strong> – Teil 1:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

M\u00e4rz 2023:<\/u><\/strong> Wir starten mit einem Projektleiter des neuen Dienstleisters in Singapore \u2013 Yes!! War f\u00fcr den Auftraggeber eine \u00dcberraschung, f\u00fcr mich auch.  Er kl\u00e4rt Grunds\u00e4tzliches, u.a. GoLive und Testing-Phasen. Englisch war angesagt. F\u00fcr mich kein Problem, aber w\u00e4re ich es nicht gewohnt international zu arbeiten, w\u00e4re das Projekt hier schon f\u00fcr mich zu Ende gewesen.<\/p>\n\n\n\n

April 2023: <\/u><\/strong>\u00a0Wir starten mit der Lohnabrechnung in Deutschland. Hierf\u00fcr gibt es ein deutsches Team des neuen Dienstleisters f\u00fcr die Daten\u00fcberf\u00fchrung und eine spanische Projektleiterin in Madrid. Die geforderte Datenzulieferung wird schwierig. Die Verantwortlichen beim Auftraggeber sind entweder krank, im Urlaub oder \u00a0einfach untergetaucht und nicht erreichbar. Das Schiff treibt steuerlos von Seiten des Auftraggebers. Ich eskaliere an die Gesch\u00e4ftsleitung, da das Projekt hier schon zu kippen droht. Die Gesch\u00e4ftsleitung reagiert. Der alte Dienstleister reagiert nicht. Auch hier muss ich eskalieren. Mit Ach und Krach schaffen wir die Datenzulieferung.<\/p>\n\n\n\n

Mai \u2013 Juni 2023: <\/u><\/strong> Kl\u00e4rung mit den Verantwortlichen des Auftraggebers wie die Zusammenarbeit f\u00fcr mich zuk\u00fcnftig laufen muss. Dem Auftraggeber ist nun klar, dass f\u00fcr einen Projekterfolg auch er zuverl\u00e4ssig mit im Boot sein muss. Das Projekt l\u00e4uft nun. Es gibt zweimal pro Woche interne Abstimmungen mit dem HR Team des Auftraggebers, mit der Buchhaltung sowie mit der internationalen Projektleiterin in Madrid und dem operativen deutschen Projektteam. Daten werden nun rechtzeitig zugeliefert und Entscheidungen z\u00fcgig abgestimmt. Wir arbeiten zwischendurch \u00fcber einen MS TEAMS Kanal, den ich am Anfang f\u00fcr das Projekt eingerichtet habe. Hier \u00fcber chatten wir ausserhalb der regelm\u00e4\u00dfigen Meetings und machen den Datenaustausch.<\/p>\n\n\n\n

Ende Juni werde ich privat am Knie operiert. Endlich. Seit April warte ich auf den Termin. Genau in der hei\u00dfesten Phase des Projekts. Nat\u00fcrlich was sonst. Ich arbeite vom Krankenbett aus. Bin erstaunt, dass das alles so gut gelaufen ist.<\/p>\n\n\n\n

Juli 2023:<\/u><\/strong> 2. Testphase. Es gibt Misskommunikation durch den neuen Dienstleister bzgl. Prozedere Abmeldeverfahren Sozialversicherung und Lohnsteuerbescheinigung. Der alte Dienstleister ist hier zurecht sauer. Ich muss zwischen alten und neuen Dienstleister vermitteln. Au\u00dferdem gibt es Unstimmigkeiten bzgl. des monatlichen Datenlieferungsprozesses und der Form der Kommunikation mit dem neuen Dienstleister.<\/p>\n\n\n\n

Parallel l\u00e4uft mein Genesungsprozess. Ich gehe an Kr\u00fccken und arbeite im Liegen. Fuss hochgelagert. 3x pro Woche fahre ich zu meiner Physiotherapeutin. Dank Remote-Arbeit gut zu bewerkstelligen. <\/p>\n\n\n\n

August 2023:<\/u><\/strong> GoLive. Wir lernen das Abrechnungsteam in Tschechien kennen. Sehr nett, aber das Team spricht nur Englisch. Bis auf Jana, kann keiner der neueingestellten Mitarbeiter beim Kunden Englisch. Au\u00dferdem gibt es nun pl\u00f6tzlich eine sog. Client Account Managerin, die als Ansprechpartner f\u00fcr alle Anliegen des Kunden dienen soll \u2013 die sitzt allerdings in Indien und hat von deutscher Lohnabrechnung keine Ahnung. Der Auftraggeber komplett aufgeregt. Das ganze war wohl so nicht besprochen bzw. erwartet. Weder das Nearshoring in Tschechien noch die indische CAM. Wir biegen es so hin, dass zumindest die Kommunikation mit dem Abrechnungsteam in Tschechien direkt erfolgen kann. Die CAM ist allerdings f\u00fcr den letzten Abrechnungsschritt im System verantwortlich, der dann auch die Meldeverfahren ausl\u00f6st. Das geht im August schon mal schief. Sie versemmelt fast die Frist zur Lieferung der Beitragsnachweise. Ich muss mal wieder eskalieren. Gerade noch schaffen wir rechtzeitig die Meldung f\u00fcr August.<\/p>\n\n\n\n

\u2026to be continued\u2026<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Learnings:<\/u><\/strong>
X<\/strong> HR- und Payrollprojekte sind Ressourcenfresser f\u00fcr das bestehende Team \u2013 ein externer Projektleiter kann hier unterst\u00fctzen, das Team entlasten, viel Koordinations- und Steuerungsarbeit abnehmen und externes Know-How einbringen<\/p>\n\n\n\n

X<\/strong> Unternehmen sollten sich \u00fcber die Anforderungen des Projekts und somit an internes und externes Personal im Vorfeld informieren<\/p>\n\n\n\n

X<\/strong> Unternehmen sollten sich vor einem Payroll Outsourcing,<\/a> Systemwechsel, Wechsel des Outsourcing-Partners extern beraten lassen<\/p>\n\n\n\n

X<\/strong> Ein externer Payroll-Projektleiter braucht umfassende operative Lohnabrechnungskenntnisse. Rechtliche Kenntnisse und System-Know-How. Das kann nicht jeder.<\/p>\n\n\n\n

X<\/strong> Ein Payroll Projekt (eigentlich jedes externe Projekt) braucht auch Steuerung durch den Auftraggeber. Ohne den Auftraggeber l\u00e4uft es nicht.<\/p>\n\n\n\n


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Der Online-Vortrag von mir am 29.02.2024 bei der CSS AG zeigt Arbeitgebern, wie man die Generation Z f\u00fcr die Payroll begeistern kann und durch moderne Lernkonzepte effizient aus- und weiterbilden kann.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":7991,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_seopress_robots_primary_cat":"","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","iawp_total_views":1,"footnotes":""},"categories":[132],"tags":[144,145,146,140,147,141],"class_list":["post-5943","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-professional-articles","tag-ausbildung-en","tag-fuehrung-junge-mitarbeiter-en","tag-generationz-en","tag-lohnabrechnung-en","tag-new-learning-en","tag-payroll-en"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5943","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5943"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5943\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5944,"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5943\/revisions\/5944"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/7991"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5943"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5943"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sabinekatzmair.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5943"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}