Digitalisierung in der Payroll
Digitalisierung beginnt bei Ihren Prozessen, nicht beim Tool.
Ich analysiere, wo Sie stehen, entwickle mit Ihnen Verbesserungen und begleite Sie bei der Umsetzung – mit oder ohne neues System.
Digitalsierung in der Payroll
Was Sie hier erfahren
Was Digitalisierung wirklich bedeutet
Viele deutsche Unternehmen, insbesondere der Mittelstand, stehen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse noch am Anfang. Große Unternehmen sind dagegen bereits zu einem hohen Prozentsatz digitalisiert und nutzen Künstliche Intelligenz (KI) bereits in hohem Maße zur Automatisierung ihrer Prozesse.
Ein deutlicher Indikator für diese Diskrepanz: Überraschend viele Unternehmen arbeiten weiterhin mit Excel. Laut aktueller Studie nutzen rund 74% der Unternehmen in Deutschland Excel als zentrales Werkzeug¹ und schöpfen das Potenzial moderner Datenverarbeitung und Automatisierung kaum aus.
Die Folgen sind deutlich spürbar: hohe Fehlerquoten, starke Abhängigkeit vom Wissen einzelner Personen, erheblich erhöhtes Risiko bei Betriebsprüfungen und Überlastung des Personals.
Wer nicht digitalisiert, verliert nicht nur Zeit und Wissen, sondern riskiert langfristig auch den Verlust von Fachkräften und – ganz wichtig – verliert den Anschluss. Moderne, digitalisierte Unternehmen stehen Krisen wesentlich robuster gegenüber, das hat schon die Corona-Krise gezeigt. Digitalisierung ist ein echter Wettbewerbsvorteil!
Und wann starten Sie? → Kontakt aufnehmen
„Die Zusammenarbeit mit Frau Katzmair war äußerst wertvoll für unser Unternehmen.
Durch ihre fundierte Analyse und praxisnahen Verbesserungsvorschläge konnten wir erhebliche Optimierungspotenziale in
unseren Payroll- und HR-Prozessen identifizieren. Besonders beeindruckt hat uns ihre strukturierte Herangehensweise
sowie die praxisorientierten Lösungen, die direkt umsetzbar waren.
Wir danken ihr für die professionelle Beratung.“
Personalleitung
Alten GmbH, München
Digitalisierung in der Payroll konkret
In der Lohnabrechnung bedeutet das:
- Eine zentrale, verlässliche Datenquelle (Single Source of Truth), die vor allem doppelte Datenpflege überflüssig macht und die Datenqualität deutlich verbessert
- Vernetzte Systeme aus HR, Zeitwirtschaft, Buchhaltung und Payroll, die automatisch und nahtlos miteinander kommunizieren, um Fehler zu vermeiden und Abläufe zu beschleunigen
- Automatisierte Datenflüsse statt manueller Excel-Listen: Beispielsweise fließt die Zeiterfassung automatisch in die Lohnabrechnung ein, ohne dass Daten abgetippt oder übertragen werden müssen
- Self-Service-Tools, mit denen Mitarbeitende ihre Daten eigenständig erfassen und verwalten können – das erhöht Transparenz und Effizienz z.B. Erfassen Urlaub und Krankheiten selbst direkt im System
- Intelligente Workflows, die standardisierte und komplexe Prozesse automatisieren, Verantwortlichkeiten klar zuweisen und den Ablauf transparent gestalten. Solche Workflows erleichtern die Steuerung von Routineaufgaben wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und ermöglichen eine aktive Steuerung mit Echtzeitkontrolle
- Kontinuierliche Schulungen, damit alle Mitarbeitenden die neuen digitalen Prozesse und Systeme sicher, effektiv voll (aus) nutzen
Diese Kombination aus zentralen Daten, Vernetzung, Automatisierung und intelligenten Workflows macht die Payroll nicht nur effizienter und fehlerfreier, sondern auch zukunftsfähig und anpassungsfähig an neue Anforderungen.
Warum Sie jetzt handeln sollten
Die Rahmenbedingungen verschärfen sich:
Digitale Betriebsprüfungen ab 2027 verpflichtend
Sozialversicherungsprüfungen werden ab 2027 verpflichtend digital durch die Deutsche Rentenversicherung durchgeführt. Manuelle Prozesse und Excel-Listen sind dann nicht mehr prüfungsfähig – wer bis dahin nicht digitalisiert hat, bekommt massive Probleme. Zusätzlich setzt die Rentenversicherung KI-Assistenten wie KIRA ein, um Diskrepanzen und Auffälligkeiten in Lohn- und Meldedaten automatisch zu erkennen. Je ’sauberer‘ Ihre Daten und Prozesse, desto reibungsloser die Prüfung.
Verwaltungsdigitalisierung
Digitale Meldeverfahren werden immer zahlreicher – auch für die Payroll. Man denke nur an das eAU-Verfahren, das digitale Meldeverfahren für die Pflegeversicherung (DaPBV) sowie das neue Meldeverfahren für die Beiträge von Privatversicherten ab 2026. Das alles ist nicht mehr manuell über das SV-Meldeportal abzudecken!
Das heißt für Unternehmen:
Nur wer jetzt die Verwaltungsdigitalisierung aktiv mitgeht und seine Payroll-Systeme digital vernetzt und automatisiert, bleibt wettbewerbsfähig, erfüllt gesetzliche Vorgaben und entlastet Personalabteilung und Payroll nachhaltig.
Fachkräftemangel
In Zeiten des Fachkräftemangels ist gutes Payroll Personal rar. Effiziente Prozesse entlasten Ihr bestehendes Team spürbar bei Routineaufgaben und schaffen Freiräume für wertschöpfende Aufgaben.
Nachwuchsgewinnung
Nachwuchs ist in der Payroll besonders Mangelware. Wer junges Personal anziehen möchte, braucht ein modernes Arbeitsumfeld – Gen Z arbeitet nicht mehr mit Excel!
KI-Readiness
Künstliche Intelligenz funktioniert nur auf Basis gut digitalisierter Prozesse und sauberer Daten. Somit ist Digitalisierung der Schritt vor dem Einsatz von KI.
Wissensmanagement & Wissenstransfer
Wenn kritisches Wissen in den Köpfen einzelner Personen steckt, wird jeder Personalausfall zur Krise. Digitalisierte Prozesse sichern Wissen systematisch und machen es für das gesamte Team verfügbar. Digitale Wissensplattformen laden dazu ein, Prozesse zu dokumentieren und effektiv nachzuhalten – und sichern den Transfer bei Personalwechsel. Lange Prozessdokumentationen liest heute kein Mensch mehr.
Nicht immer ist ein neues System die Lösung.
Meine Empfehlung: Holen Sie erstmal alles aus Ihrer bestehenden Systemlandschaft heraus. Ich begleite Sie auf dem Weg zur digitalisierten Payroll – egal ob mit Ihren bestehenden Systemen oder, wenn nötig, mit neuen Lösungen:
- Analyse & Optimierung bestehender Prozesse
→ Sie wissen genau, wo Sie stehen, welche Quick Wins möglich sind und ob Ihre aktuelle Software bereits alles kann, was Sie brauchen - Schnittstellenberatung (HR, Payroll, Buchhaltung)
→ Ihre Systeme sprechen miteinander, statt isolierte Datensilos zu bleiben - Prozessdesign & Systemauswahl (wenn nötig)
→ Wir holen erst alles aus Ihrem bestehenden System heraus. Sollte das nicht reichen, begleite ich Sie bei der Auswahl und Einführung eines neuen Systems - Einführung von Self-Service und digitaler Abrechnung
→ Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Daten selbst, Ihr Payroll-Team gewinnt Zeit für wichtigere Aufgaben - Mitarbeiter-Schulungen
→ Oftmals werden Systeme in der Handhabung nicht so effizient genutzt, wie sie könnten. Oder das Fachwissen reicht nicht aus. Ich schule Ihre Belegschaft, damit sie die vorhandenen oder neuen Tools sicher, selbstständig und mit dem nötigen fachlichen Verständnis nutzt
Lassen Sie uns sprechen!
Sie wollen wissen, wo Ihr größtes Digitalisierungspotenzial liegt?