Ab dem 9. Oktober 2025 tritt eine neue EU-Verordnung in Kraft, die Banken dazu verpflichtet, bei jeder SEPA-Überweisung Name und IBAN abzugleichen. Die „Verification of Payee“ (VoP) wird als Sicherheitsmaßnahme gefeiert, doch für die Lohnabrechnung in der Praxis bedeutet sie vor allem eins: Mehrarbeit.
Warum VoP?
VoP schützt unmittelbar vor Fehlüberweisungen und Betrug bei Zahlungen. Die Bank prüft, ob Empfängername und IBAN der Mitarbeitenden identisch sind, bevor z.B. das Gehalt überwiesen wird. So werden versehentliche oder manipulative Zahlungen auf falsche Konten zuverlässig verhindert.
Die bittere Realität: VoP ist reine Mehrarbeit
Gehaltszahlungen sind ein hochsensibler und routinierter Prozess. Die Wahrscheinlichkeit, dass hier massenhaft Betrug stattfindet, ist äußerst gering. Die Hauptursache für fehlerhafte Überweisungen sind schlicht Tippfehler oder veraltete Stammdaten, die meist durch manuelle Eingaben entstehen. Genau diese Fehler, die bisher oft von Banken stillschweigend korrigiert wurden, werden durch VoP nun unbarmherzig aufgedeckt und führen zu einem „No Match“.
Konkrete Konsequenzen bei fehlerhaften Stammdaten
Stimmen Name und IBAN im Payroll-System nicht exakt mit den Bankdaten überein, kann die VoP-Prüfung ein „No Match“ erzeugen – mit gravierenden Folgen:
- Gehalt erreicht die Mitarbeitenden nicht: Die Überweisung wird abgelehnt oder zurückgebucht.
- Sozialversicherungsbeiträge kommen zurück: Zahlungen an Krankenkassen, Rentenversicherung und weitere Sozialträger werden nicht ausgeführt oder storniert.
- Verzögerungen und manueller Aufwand: Das Payroll-Team muss die Ursachen klären, Stammdaten korrigieren und Zahlungen erneut auslösen.
- Haftungs- und Sanktionsrisiken: Wiederholte oder verspätete Zahlungen können rechtliche und finanzielle Folgen nach sich ziehen, da Gehaltszahlungen und Sozialabgaben fristgerecht sein müssen.
Was jetzt zu tun ist: Die To-Dos für die Lohnabrechnung
VoP ist eine unumgängliche Pflicht, die Unternehmen proaktiv angehen müssen, um den zusätzlichen Aufwand zu minimieren.
- Stammdaten-Bereinigung: Führen Sie eine umfassende Prüfung aller Mitarbeiter-Stammdaten durch. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Kontoinformationen zu bestätigen. Prüfen Sie besonders kritische Fälle (z.B. Doppelnamen, Namenszusätze wie „von“ oder „van“).
- Prozesse neu definieren: Erstellen Sie klare Anweisungen für den Umgang mit „No Match“-Meldungen. Wer im Team ist für die Klärung zuständig? Wie wird die Kommunikation mit den Mitarbeitern formalisiert?
- Software und Schnittstellen anpassen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnabrechnungssoftware in der Lage ist, VoP-Rückmeldungen der Banken zu verarbeiten und auszuwerten. Eine manuelle Prüfung großer Datenmengen ist nicht praktikabel.
- Schulungen durchführen: Schulen Sie Ihr Payroll-Team intensiv zu den neuen Abläufen. Es ist essenziell, dass jeder Mitarbeiter die potenziellen Fehlerquellen kennt und weiß, wie er in „No Match“-Fällen reagieren muss.
Fazit
VoP ist eine bürokratische Hürde, die den Aufwand für die Lohnabrechnung massiv erhöht, ohne einen erkennbaren Mehrwert zu bieten. Echter Betrug kommt in diesem Bereich kaum vor, und doch müssen Unternehmen diese Regelung umsetzen, um weiterhin einen fehlerfreien Gehaltslauf zu gewährleisten. Am Ende des Tages bedeutet es vor allem eins: Mehrarbeit. Und davon können wir in der Lohnabrechnung nun wirklich nicht noch mehr gebrauchen.
