Payroll Outsourcing: Wann es sich lohnt – und wann nicht

Keynote beim Datakontext-Verlag | März 2021

Im März 2021 durfte ich beim Datakontext-Verlag als Keynote-Speakerin zum Thema Payroll Outsourcing referieren. Die Kernfrage: Ist Outsourcing der Weg zur besseren Entgeltabrechnung?

Meine Antwort damals wie heute: Es kommt darauf an.

Was bedeutet Payroll Outsourcing eigentlich?

Outsourcing ist nicht gleich Outsourcing. Grundsätzlich gibt es zwei Varianten: Beim Hosting übernimmt ein Dienstleister Systempflege, Updates, Lizenzen und Datenverarbeitung – die operative Abrechnung bleibt aber im Haus. Beim BPO (Business Process Outsourcing) gibt das Unternehmen zusätzlich die Datenerfassung und die operative Lohnabrechnung ab. Die Kombination aus beidem – BPO plus Hosting – ist das, was gemeinhin als vollständiges Payroll Outsourcing bezeichnet wird. Das kann in Deutschland, als Nearshoring oder als Offshoring erfolgen.

Die Entscheidung: Drum prüfe, wer sich ewig bindet

Outsourcing ist eine strategische, langfristige Entscheidung – keine kurzfristige Kostensparmaßnahme. Vor der Entscheidung braucht es eine sorgfältige Bedarfsanalyse, eine ehrliche Prozessanalyse und eine realistische Kostenbetrachtung. Dabei gilt: Je komplexer die bestehenden Prozesse – Tarifmix, Expats, Betriebsübergänge, komplexe BAV –, desto schwieriger die Umsetzung und desto wichtiger die Vorbereitung.

Auch die Auswirkung auf die eigenen Fachkräfte wird häufig unterschätzt.

Teuer oder günstig? Die Kostenfrage ist komplizierter als sie scheint

Ein Vergleich aus der Praxis zeigt: Reines Hosting kostet etwa 6 bis 6,50 Euro pro Abrechnung, Full-Service-BPO mit Hosting rund 16 Euro – verglichen mit ca. 8 Euro für eine gut aufgestellte interne Abrechnung. Klingt zunächst teuer. Aber: Diese Zahl allein sagt wenig. Die internen Personalkosten für 0,5 bis 1 FTE, die auch nach dem Outsourcing inhouse verbleiben müssen, kommen immer noch obendrauf. Und Projektkosten für die Umstellung sind in vielen Angeboten nicht enthalten.

Was bleibt nach dem Outsourcing inhouse?

Das ist der Punkt, der in der Praxis am häufigsten unterschätzt wird. Nach einem Outsourcing wandelt sich die Payroll-Fachkraft vom Payroll Specialist zum Payroll Koordinator. Die operative Abrechnung liegt beim Dienstleister – aber Mitarbeiterkommunikation, Kontrolle der Testabrechnungen, Freigabe zur Zahlung, Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Verbuchung – das alles bleibt. Intensives Payroll-Know-how ist also weiterhin zwingend erforderlich. Mindestens 0,5 FTE pro 500 Mitarbeitende sollte man realistisch einplanen.

IT und Digitalisierung nicht vergessen

Outsourcing kann ein Treiber für Digitalisierung sein – wenn man es richtig angeht. Die Nutzung von Portalen, eAkten und strukturierten Schnittstellen des Dienstleisters kann die eigene digitale Reife deutlich voranbringen. Entscheidend ist aber: Welches Lohnsystem bleibt bestehen? Welche Schnittstellen sind vorhanden? Welche Dienstleistungen werden konkret benötigt?

Fazit: Lohnt sich Outsourcing?

Ja – aber nur, wenn die Entscheidung strategisch getroffen wird, Planung und Prozessanalyse vorausgehen, ausreichend Vorlauf für die Projektumsetzung eingeplant ist und die Kosten nicht das einzige Entscheidungskriterium sind.

Mein Tipp: Holen Sie sich individuelle Beratung, bevor Sie eine Outsourcing-Entscheidung treffen. Was für das eine Unternehmen sinnvoll ist, kann für das andere ein teurer Fehler werden.

Sie denken über Payroll Outsourcing nach? Auf meiner Beratungsseite erfahren Sie, wie ich Unternehmen bei der Entscheidung, Vorbereitung und Umsetzung begleite. 👉 Zum Payroll Outsourcing Consulting

Beitrag teilen:

Verwandte Beiträge

DER PAYROLL PODCAST #17 – HR 60+ – von Aktivrente bis aussortiert: warum wir Fachkräfte brauchen, aber nicht einstellen

„Hilfe, mein Payroller geht nächste Woche in Rente – und ich brauche sofort jemanden, der die Lohnabrechnung übernimmt!“

Solche Anfragen habe ich in den letzten Jahren öfter gehört, als mir lieb ist. Denn Lohnabrechnung ist ein hochsensibler Bereich: Wenn sie nicht läuft, wird es schnell eng. Trotzdem verlassen sich viele Unternehmen noch immer darauf, dass der erfahrene Payroller schon „bis zur Rente“ bleiben wird. Genau das ist heute aber immer seltener der Fall. Payroller 50+ wechseln jetzt. Sie bleiben nicht mehr bis zur Rente.

Warum diese Folge? 2026 ist das erste Jahr, in dem in Deutschland mehr Menschen in Rente gehen, als neue Fachkräfte nachkommen. Gleichzeitig suchen Bewerber:innen 50+ deutlich länger nach einem Job – obwohl überall händeringend Fachkräfte gesucht werden. Die zentrale Frage: Wie kommen Unternehmen heute an Fachkräfte – und warum nutzen sie den Arbeitsmarkt 50+ so wenig?

In dieser Folge spreche ich mit Claudia Kosian – Payrollerin, Shared-Service-Center-Leiterin und HR-Leiterin über Wechseln ab 50, die Ansprache von Headhuntern und warum der Mindset-Change bei Recruiting 50+ kommen muss. Sie selbst hat sich mit knapp 60 noch einmal neu entschieden: neuer Job, neues Land, von der Oberpfalz nach Tirol. Gemeinsam schauen wir auf Fachkräftemangel, Bewerber:innen 50+/60+, Aktivrente, Teilpension und die Frage, warum erfahrene Fachkräfte zwar gebraucht, aber oft trotzdem nicht eingestellt werden.

HR 60+ - von Aktivrente bis aussortiert. Warum wir Fachkräfte brauchen, aber nicht einstellen.

„Mit dem Alter ging die Wechselei erst so richtig los“ – DER Payroll Podcast Folge #17

Ein Gespräch mit HR-Leiterin Claudia Kosian über Wechseln mit 60+, Recruiting älterer Arbeitnehmer und dem Wert altersgemischter Teams

Mit 60 Jahren nach Österreich gewechselt, auf Gehalt verzichtet – und keine Sekunde bereut. Claudia Kosian ist HR-Leiterin in einem großen österreichischen Einzelhandelsunternehmen und spricht im Gespräch mit Sabine Katzmair über ihre ungewöhnliche Karriere, die gläserne Wand für Bewerber ab 50 – und warum Alter eine Zahl ist, kein Leistungsstempel.

Einmal beworben – und dann kam immer der Headhunter

Sabine Katzmair: Was natürlich super toll ist: Sie haben sich in Ihrem Leben eigentlich nur einmal beworben. Also das ist ja aussergewöhlich.

Claudia Kosian: Ich habe mich einmal beworben und habe den Job auch angenommen. Das war der allererste – direkt von der Uni rein in den Job. Inzwischen habe ich mich schon mal zweimal beworben, bin aber dann doch nicht hingewechselt, weil mir der aktuelle Arbeitgeber die bessere Wahl schien. Das war auch noch zu der Zeit, als ich noch nicht so wechselwillig war.

Sabine Katzmair: Sie haben ja oft gesagt: Das war mir zu langweilig. Und sie haben das eigentlich umgekehrt gemacht als die Gen Z – die testet vorher aus. Sie haben das nachgeholt ab 50. Oder: Sie haben sich selbst gefunden.

Claudia Kosian: Ja, vielleicht mit Life Crisis. Ich glaube, das war Ende 40, als ich dann ankam. Ich bin ja so groß geworden: Meine Eltern waren noch der Meinung, wer bei der Deutschen Bank startet, der geht auch von dort in Rente. Die ersten zwei Dekaden habe ich das auch so gelebt. Und dann habe ich festgestellt: Loyalität ist manchmal nur auf einer Seite. Wenn man bei Amerikanern arbeitet, machen die ganz schnell mal einen Standort zu. Und dann hat der Personaler nichts mehr zu tun, wird langweilig – also wechselt man.