DER PAYROLL Podcast #13 – Mehr als nur Stempeln: Zeitwirtschaft 2025 – vom Stundenzettel zur KI!

erschienen: 30. Oktober 2025 als Video-Podcast

Excel-Tabellen für die Zeiterfassung? Handschriftliche Stundenzettel?

In vielen deutschen Unternehmen ist das leider noch immer Alltag – mit fatalen Folgen für Transparenz, Effizienz und vor allem für die Lohnabrechnung.

Doppelerfassungen und Medienbrüche führen häufig zu fehlerhaften Daten. Tatsächlich sind die meisten Fehler in der Lohnabrechnung auf inkorrekte oder unvollständige Zeitwirtschaftsdaten zurückzuführen.
Ein Grund mehr, sich die Zeitwirtschaft im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung einmal genauer anzuschauen.
Deshalb widme ich diesem Thema gleich zwei Podcastfolgen.

Seit dem EuGH-Urteil von 2019 besteht für Arbeitgeber die Pflicht, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen.
Trotzdem bleibt die Umsetzung oft Stückwerk: Excel-Listen, manuelle Workflows und uneinheitliche Schnittstellen zur Payroll.

In dieser Episode spreche ich mit Matthias Gebhard, Experte für Zeitwirtschaftssysteme bei ProTime (SD Worx Gruppe).

Gemeinsam analysieren wir, warum viele Unternehmen das Potenzial moderner Zeitwirtschaft noch nicht ausschöpfen – und wie digitale Lösungen und KI heute schon Prozesse vereinfachen und Fehlerquellen reduzieren.

💡Themen dieser Folge:

Warum die Zeitwirtschaft oft unterschätzt wird – obwohl sie für die Payroll zentral ist
Warum Excel und Papier rechtlich nicht mehr ausreichen
Workforce-Management-System vs. Zeitwirtschaftssystem – was ist der Unterschied?
Welche Funktionen moderne Zeitwirtschaftssysteme heute bieten müssen:
Self-Service, mobile Apps, automatisierte Workflows und KI-gestützte Personaleinsatzplanung als Produktivitätsfaktoren
Schnittstellen zur Payroll – die Bedeutung von Single Source of Truth
Live-Demo: KI-Einsatz in der Zeitwirtschaft

Live-Demo: KI-gestützte Schichtplanung

Ein Highlight dieser Folge ist die Live-Demonstration der KI-gestützen-Schichtplanung direkt im System von Protime.
Matthias Gebhard zeigt im Gespräch live, wie KI automatisch optimale Schichtpläne erstellt –
unter Berücksichtigung von Qualifikationen der Mitarbeiter, Ruhezeiten, Teamvorlieben und gesetzlichen Vorgaben.

„Die KI denkt quasi wie ein erfahrener Planer – nur schneller, objektiver und rund um die Uhr verfügbar.“

So wird sichtbar, wie moderne Systeme nicht nur Verwaltung vereinfachen, sondern echte Entlastung im HR-Alltag schaffen.

Ob als HR-Verantwortliche:r, Payroll-Profi oder Entscheider:in im Mittelstand – diese Folge bietet Ihnen einen praxisnahen Einblick in die Zukunft der Arbeitszeiterfassung.

🎧 Jetzt reinhören oder anschauen:
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Oder direkt hier auf der Webseite abspielen (Video oben)

Lieber lesen?
Das Interview mit Matthias Gebhard gibt es auch als 👉Blogbeitrag

Teil 2 der Serie zum Thema Zeitwirtschaft und Payroll erscheint am 20. November 2025

Fazit & Angebot

Ist Ihnen nach dieser Folge klar geworden: Ihre Zeitwirtschaft braucht dringend ein Update?

Ich unterstütze Sie bei der Modernisierung Ihrer Payroll- und Zeitwirtschafts-Prozesse sowie -Systeme– als Beraterin, Projektleiterin oder Sparringspartnerin. Kontakt aufnehmen

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