Keynote beim Datakontext-Verlag | März 2021
Im März 2021 durfte ich beim Datakontext-Verlag als Keynote-Speakerin zum Thema Payroll Outsourcing referieren. Die Kernfrage: Ist Outsourcing der Weg zur besseren Entgeltabrechnung?
Meine Antwort damals wie heute: Es kommt darauf an.
Was bedeutet Payroll Outsourcing eigentlich?
Outsourcing ist nicht gleich Outsourcing. Grundsätzlich gibt es zwei Varianten: Beim Hosting übernimmt ein Dienstleister Systempflege, Updates, Lizenzen und Datenverarbeitung – die operative Abrechnung bleibt aber im Haus. Beim BPO (Business Process Outsourcing) gibt das Unternehmen zusätzlich die Datenerfassung und die operative Lohnabrechnung ab. Die Kombination aus beidem – BPO plus Hosting – ist das, was gemeinhin als vollständiges Payroll Outsourcing bezeichnet wird. Das kann in Deutschland, als Nearshoring oder als Offshoring erfolgen.
Die Entscheidung: Drum prüfe, wer sich ewig bindet
Outsourcing ist eine strategische, langfristige Entscheidung – keine kurzfristige Kostensparmaßnahme. Vor der Entscheidung braucht es eine sorgfältige Bedarfsanalyse, eine ehrliche Prozessanalyse und eine realistische Kostenbetrachtung. Dabei gilt: Je komplexer die bestehenden Prozesse – Tarifmix, Expats, Betriebsübergänge, komplexe BAV –, desto schwieriger die Umsetzung und desto wichtiger die Vorbereitung.
Auch die Auswirkung auf die eigenen Fachkräfte wird häufig unterschätzt.
Teuer oder günstig? Die Kostenfrage ist komplizierter als sie scheint
Ein Vergleich aus der Praxis zeigt: Reines Hosting kostet etwa 6 bis 6,50 Euro pro Abrechnung, Full-Service-BPO mit Hosting rund 16 Euro – verglichen mit ca. 8 Euro für eine gut aufgestellte interne Abrechnung. Klingt zunächst teuer. Aber: Diese Zahl allein sagt wenig. Die internen Personalkosten für 0,5 bis 1 FTE, die auch nach dem Outsourcing inhouse verbleiben müssen, kommen immer noch obendrauf. Und Projektkosten für die Umstellung sind in vielen Angeboten nicht enthalten.
Was bleibt nach dem Outsourcing inhouse?
Das ist der Punkt, der in der Praxis am häufigsten unterschätzt wird. Nach einem Outsourcing wandelt sich die Payroll-Fachkraft vom Payroll Specialist zum Payroll Koordinator. Die operative Abrechnung liegt beim Dienstleister – aber Mitarbeiterkommunikation, Kontrolle der Testabrechnungen, Freigabe zur Zahlung, Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Verbuchung – das alles bleibt. Intensives Payroll-Know-how ist also weiterhin zwingend erforderlich. Mindestens 0,5 FTE pro 500 Mitarbeitende sollte man realistisch einplanen.
IT und Digitalisierung nicht vergessen
Outsourcing kann ein Treiber für Digitalisierung sein – wenn man es richtig angeht. Die Nutzung von Portalen, eAkten und strukturierten Schnittstellen des Dienstleisters kann die eigene digitale Reife deutlich voranbringen. Entscheidend ist aber: Welches Lohnsystem bleibt bestehen? Welche Schnittstellen sind vorhanden? Welche Dienstleistungen werden konkret benötigt?
Fazit: Lohnt sich Outsourcing?
Ja – aber nur, wenn die Entscheidung strategisch getroffen wird, Planung und Prozessanalyse vorausgehen, ausreichend Vorlauf für die Projektumsetzung eingeplant ist und die Kosten nicht das einzige Entscheidungskriterium sind.
Mein Tipp: Holen Sie sich individuelle Beratung, bevor Sie eine Outsourcing-Entscheidung treffen. Was für das eine Unternehmen sinnvoll ist, kann für das andere ein teurer Fehler werden.
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