Ein wilder Ritt – ein Payroll-Outsourcing Projekttagebuch

Es war ein wilder Ritt. Nach 13 Monaten – eins meiner längsten Projekte – verlasse ich nun Ende des Monats meinen aktuellen Auftraggeber. Im Projekt hatte ich verschiedene Rollen – Projektleiterin, Lerncoach und eTrainerin.

Gestartet bin ich im März letzten Jahres als Projektleiterin für den Wechsel des Outsourcing-Dienstleisters für die Lohnabrechnung in Deutschland des Unternehmens. Go-Live Deutschland war geplant für 08/2023. Vereinzelte europäische Länder des Auftraggebers sollten ebenfalls bis Ende des Jahres überführt werden.

Hier ein kleines Projekttagebuch

März 2023: Wir starten mit einem Projektleiter des neuen Dienstleisters in Singapore – Yes!! War für den Auftraggeber eine Überraschung, für mich auch. Er klärt Grundsätzliches, u.a. GoLive und Testing-Phasen. Englisch war angesagt. Für mich kein Problem, aber wäre ich es nicht gewohnt international zu arbeiten, wäre das Projekt hier schon für mich zu Ende gewesen.

April 2023: Wir starten mit der Lohnabrechnung in Deutschland. Hierfür gibt es ein deutsches Team des neuen Dienstleisters für die Datenüberführung und eine spanische Projektleiterin in Madrid. Die geforderte Datenzulieferung wird schwierig. Die Verantwortlichen beim Auftraggeber sind entweder krank, im Urlaub oder einfach untergetaucht und nicht erreichbar. Das Schiff treibt steuerlos von Seiten des Auftraggebers. Ich eskaliere an die Geschäftsleitung, da das Projekt hier schon zu kippen droht. Die Geschäftsleitung reagiert. Der alte Dienstleister reagiert nicht. Auch hier muss ich eskalieren. Mit Ach und Krach schaffen wir die Datenzulieferung.

Mai – Juni 2023: Klärung mit den Verantwortlichen des Auftraggebers wie die Zusammenarbeit für mich zukünftig laufen muss. Dem Auftraggeber ist nun klar, dass für einen Projekterfolg auch er zuverlässig mit im Boot sein muss. Das Projekt läuft nun. Es gibt zweimal pro Woche interne Abstimmungen mit dem HR Team des Auftraggebers, mit der Buchhaltung sowie mit der internationalen Projektleiterin in Madrid und dem operativen deutschen Projektteam. Daten werden nun rechtzeitig zugeliefert und Entscheidungen zügig abgestimmt. Wir arbeiten zwischendurch über einen MS TEAMS Kanal, den ich am Anfang für das Projekt eingerichtet habe. Hier über chatten wir ausserhalb der regelmäßigen Meetings und machen den Datenaustausch.

Ende Juni werde ich privat am Knie operiert. Endlich. Seit April warte ich auf den Termin. Genau in der heißesten Phase des Projekts. Natürlich was sonst. Ich arbeite vom Krankenbett aus. Bin erstaunt, dass das alles so gut gelaufen ist.

Juli 2023: 2. Testphase. Es gibt Misskommunikation durch den neuen Dienstleister bzgl. Prozedere Abmeldeverfahren Sozialversicherung und Lohnsteuerbescheinigung. Der alte Dienstleister ist hier zurecht sauer. Ich muss zwischen alten und neuen Dienstleister vermitteln. Außerdem gibt es Unstimmigkeiten bzgl. des monatlichen Datenlieferungsprozesses und der Form der Kommunikation mit dem neuen Dienstleister.

Parallel läuft mein Genesungsprozess. Ich gehe an Krücken und arbeite im Liegen. Fuss hochgelagert. 3x pro Woche fahre ich zu meiner Physiotherapeutin. Dank Remote-Arbeit gut zu bewerkstelligen.

August 2023: GoLive. Wir lernen das Abrechnungsteam in Tschechien kennen. Sehr nett, aber das Team spricht nur Englisch. Bis auf Jana, kann keiner der neueingestellten Mitarbeiter beim Kunden Englisch. Außerdem gibt es nun plötzlich eine sog. Client Account Managerin, die als Ansprechpartner für alle Anliegen des Kunden dienen soll – die sitzt allerdings in Indien und hat von deutscher Lohnabrechnung keine Ahnung. Der Auftraggeber komplett aufgeregt. Das ganze war wohl so nicht besprochen bzw. erwartet. Weder das Nearshoring in Tschechien noch die indische CAM. Wir biegen es so hin, dass zumindest die Kommunikation mit dem Abrechnungsteam in Tschechien direkt erfolgen kann. Die CAM ist allerdings für den letzten Abrechnungsschritt im System verantwortlich, der dann auch die Meldeverfahren auslöst. Das geht im August schon mal schief. Sie versemmelt fast die Frist zur Lieferung der Beitragsnachweise. Ich muss mal wieder eskalieren. Gerade noch schaffen wir rechtzeitig die Meldung für August.

…to be continued…

Learnings:
HR- und Payrollprojekte sind Ressourcenfresser für das bestehende Team – ein externer Projektleiter kann hier unterstützen, das Team entlasten, viel Koordinations- und Steuerungsarbeit abnehmen und externes Know-How einbringen

Unternehmen sollten sich über die Anforderungen des Projekts und somit an internes und externes Personal im Vorfeld informieren

Unternehmen sollten sich vor einem Payroll Outsourcing, Systemwechsel, Wechsel des Outsourcing-Partners extern beraten lassen

Ein externer Payroll-Projektleiter braucht umfassende operative Lohnabrechnungskenntnisse. Rechtliche Kenntnisse und System-Know-How. Das kann nicht jeder.

Ein Payroll Projekt (eigentlich jedes externe Projekt) braucht auch Steuerung durch den Auftraggeber. Ohne den Auftraggeber läuft es nicht.

Beitrag teilen:

Verwandte Beiträge

DER PAYROLL PODCAST #17 – HR 60+ – von Aktivrente bis aussortiert: warum wir Fachkräfte brauchen, aber nicht einstellen

„Hilfe, mein Payroller geht nächste Woche in Rente – und ich brauche sofort jemanden, der die Lohnabrechnung übernimmt!“

Solche Anfragen habe ich in den letzten Jahren öfter gehört, als mir lieb ist. Denn Lohnabrechnung ist ein hochsensibler Bereich: Wenn sie nicht läuft, wird es schnell eng. Trotzdem verlassen sich viele Unternehmen noch immer darauf, dass der erfahrene Payroller schon „bis zur Rente“ bleiben wird. Genau das ist heute aber immer seltener der Fall. Payroller 50+ wechseln jetzt. Sie bleiben nicht mehr bis zur Rente.

Warum diese Folge? 2026 ist das erste Jahr, in dem in Deutschland mehr Menschen in Rente gehen, als neue Fachkräfte nachkommen. Gleichzeitig suchen Bewerber:innen 50+ deutlich länger nach einem Job – obwohl überall händeringend Fachkräfte gesucht werden. Die zentrale Frage: Wie kommen Unternehmen heute an Fachkräfte – und warum nutzen sie den Arbeitsmarkt 50+ so wenig?

In dieser Folge spreche ich mit Claudia Kosian – Payrollerin, Shared-Service-Center-Leiterin und HR-Leiterin über Wechseln ab 50, die Ansprache von Headhuntern und warum der Mindset-Change bei Recruiting 50+ kommen muss. Sie selbst hat sich mit knapp 60 noch einmal neu entschieden: neuer Job, neues Land, von der Oberpfalz nach Tirol. Gemeinsam schauen wir auf Fachkräftemangel, Bewerber:innen 50+/60+, Aktivrente, Teilpension und die Frage, warum erfahrene Fachkräfte zwar gebraucht, aber oft trotzdem nicht eingestellt werden.

HR 60+ - von Aktivrente bis aussortiert. Warum wir Fachkräfte brauchen, aber nicht einstellen.

„Mit dem Alter ging die Wechselei erst so richtig los“ – DER Payroll Podcast Folge #17

Ein Gespräch mit HR-Leiterin Claudia Kosian über Wechseln mit 60+, Recruiting älterer Arbeitnehmer und dem Wert altersgemischter Teams

Mit 60 Jahren nach Österreich gewechselt, auf Gehalt verzichtet – und keine Sekunde bereut. Claudia Kosian ist HR-Leiterin in einem großen österreichischen Einzelhandelsunternehmen und spricht im Gespräch mit Sabine Katzmair über ihre ungewöhnliche Karriere, die gläserne Wand für Bewerber ab 50 – und warum Alter eine Zahl ist, kein Leistungsstempel.

Einmal beworben – und dann kam immer der Headhunter

Sabine Katzmair: Was natürlich super toll ist: Sie haben sich in Ihrem Leben eigentlich nur einmal beworben. Also das ist ja aussergewöhlich.

Claudia Kosian: Ich habe mich einmal beworben und habe den Job auch angenommen. Das war der allererste – direkt von der Uni rein in den Job. Inzwischen habe ich mich schon mal zweimal beworben, bin aber dann doch nicht hingewechselt, weil mir der aktuelle Arbeitgeber die bessere Wahl schien. Das war auch noch zu der Zeit, als ich noch nicht so wechselwillig war.

Sabine Katzmair: Sie haben ja oft gesagt: Das war mir zu langweilig. Und sie haben das eigentlich umgekehrt gemacht als die Gen Z – die testet vorher aus. Sie haben das nachgeholt ab 50. Oder: Sie haben sich selbst gefunden.

Claudia Kosian: Ja, vielleicht mit Life Crisis. Ich glaube, das war Ende 40, als ich dann ankam. Ich bin ja so groß geworden: Meine Eltern waren noch der Meinung, wer bei der Deutschen Bank startet, der geht auch von dort in Rente. Die ersten zwei Dekaden habe ich das auch so gelebt. Und dann habe ich festgestellt: Loyalität ist manchmal nur auf einer Seite. Wenn man bei Amerikanern arbeitet, machen die ganz schnell mal einen Standort zu. Und dann hat der Personaler nichts mehr zu tun, wird langweilig – also wechselt man.