Inhouse vs. Outsourcing: Welche Payroll-Lösung ist die bessere Lohnabrechnung?

DER Payroll Podcast – Interview mit Payroll-Experte Marc Staab

Immer mehr Unternehmen stehen vor der Frage: Soll die Lohnabrechnung im Haus bleiben oder an einen Outsourcing-Dienstleister vergeben werden? In der ersten Folge des Payroll Podcasts spricht Sabine Katzmair mit Marc Staab – Payroll-Profi mit über 25 Jahren Erfahrung.

Staab verantwortete sowohl Inhouse-Payroll als auch die Abwicklung im ausgelagerten Modell und war zudem selbst bei einem Payroll-Outsourcing-Dienstleister tätig. Er kennt das Thema also aus allen Perspektiven.

Heute leitet er das HR Shared Service Center einer internationalen Bank mit rund 2.500 monatlichen Abrechnungen – und begleitet dort aktuell das Re-Insourcing der Payroll nach einer Outsourcing-Phase.

„Payroll ist sexy“

Sabine Katzmair: Herr Staab, 25 Jahre Lohnabrechnung – viele junge Leute fragen sich: Wird das nicht langweilig?

Marc Staab: Ganz und gar nicht. Payroll ist extrem vielseitig: Man hat rechtliche Themen, IT, Beratung und natürlich den direkten Bezug zu Menschen. Und ehrlich gesagt: Gehaltsabrechnung ist sexy. (-:

Inhouse vs. Outsourcing – wo sehen Sie die Vorteile?

Sabine Katzmair: Sie kennen beide Modelle. Welche Payroll-Variante bevorzugen Sie?

Marc Staab: Ganz klar: Inhouse-Payroll. Man steuert Qualität und Prozesse selbst, erhält mehr Wertschätzung von Mitarbeitenden und ist nicht abhängig vom Dienstleister. Outsourcing ist spannend, aber auch hart: Dienstleister machen nur, was der Kunde vorgibt – und wenn Know-how im Unternehmen fehlt, wird’s kritisch.

Warum hat Ihre Bank Re-Insourcing betrieben?

Sabine Katzmair: Ihr Unternehmen hat nach fünf Jahren Outsourcing zurück auf Inhouse gesetzt. Was waren die Gründe?

Marc Staab: Vor allem zwei Punkte: Erstens Qualitätsprobleme. Ohne internes Payroll-Wissen konnte der Dienstleister nicht richtig gesteuert werden, die Ergebnisse litten massiv. Zweitens: Strategische Entscheidung. Wir haben ein HR Shared Service Center für 14 Konzerngesellschaften aufgebaut, um Prozesse zu vereinheitlichen und Synergien zu nutzen.

Welche Herausforderungen gab es beim Re-Insourcing?

Marc Staab: Wir mussten alte Abrechnungsfehler bereinigen. Neue Konzernfirmen mussten von Qualität und Service überzeugt werden. Und: HR-Generalisten wurden zu Payroll-Spezialisten weiterentwickelt. Positiv: Wir konnten alle Mitarbeitenden halten und durch gezielte Weiterbildungen stärken.

Outsourcing – falsche Erwartungen?

Sabine Katzmair: Viele Unternehmen sehen Outsourcing als Allheilmittel. Zu Recht?

Marc Staab: Nicht ganz. Viele glauben, sie hätten danach „nichts mehr mit Payroll zu tun“. Das ist falsch. Payroll-Outsourcing funktioniert nur, wenn intern Fach-Know-how vorhanden ist. Außerdem gibt es versteckte Kosten – etwa für jede Systemanpassung oder externe Beratung. Günstiger ist es selten.

Löst Outsourcing den Fachkräftemangel?

Sabine Katzmair: Manche Unternehmen outsourcen, weil sie keine Fachkräfte finden. Hilft das wirklich?

Marc Staab: Nein. Das Problem wird nur verlagert. Auch Dienstleister kämpfen mit Fachkräftemangel. Besser ist es, eigene Mitarbeitende aufzubauen, zu coachen und langfristig zu halten.

Blick in die Zukunft: Payroll 2035

Sabine Katzmair: Wird es den klassischen Lohnabrechner in zehn Jahren noch geben?

Marc Staab: Ja, aber anders. Viele Routinen werden durch Digitalisierung und KI automatisiert. Dafür steigen die Anforderungen an IT-Know-how und Systemsteuerung. Und eines bleibt: Systeme sind nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen.

Fazit: Mischmodell als Payroll-Modell der Zukunft

Sabine Katzmair: Also, was ist die Payroll-Lösung von morgen?

Marc Staab: Eine Mischung. Für kleine Unternehmen ist ein Steuerberater sinnvoll. Für größere Konzerne funktioniert ein Hybridmodell am besten:

– Technisches Hosting & Updates beim Dienstleister
– Inhaltliche Steuerung & Qualität im Unternehmen

So verbindet man Flexibilität, Fachkompetenz und Stabilität.

Fazit: Payroll ist kein „Entweder-oder“. Ob Inhouse, outgesourct oder Mischmodell – entscheidend sind Know-how, Qualitätssicherung und die richtige Balance.

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