DER PAYROLL Podcast #13 – Mehr als nur Stempeln: Zeitwirtschaft 2025 – vom Stundenzettel zur KI!

erschienen: 30. Oktober 2025 als Video-Podcast

Excel-Tabellen für die Zeiterfassung? Handschriftliche Stundenzettel?

In vielen deutschen Unternehmen ist das leider noch immer Alltag – mit fatalen Folgen für Transparenz, Effizienz und vor allem für die Lohnabrechnung.

Doppelerfassungen und Medienbrüche führen häufig zu fehlerhaften Daten. Tatsächlich sind die meisten Fehler in der Lohnabrechnung auf inkorrekte oder unvollständige Zeitwirtschaftsdaten zurückzuführen.
Ein Grund mehr, sich die Zeitwirtschaft im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung einmal genauer anzuschauen.
Deshalb widme ich diesem Thema gleich zwei Podcastfolgen.

Seit dem EuGH-Urteil von 2019 besteht für Arbeitgeber die Pflicht, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen.
Trotzdem bleibt die Umsetzung oft Stückwerk: Excel-Listen, manuelle Workflows und uneinheitliche Schnittstellen zur Payroll.

In dieser Episode spreche ich mit Matthias Gebhard, Experte für Zeitwirtschaftssysteme bei ProTime (SD Worx Gruppe).

Gemeinsam analysieren wir, warum viele Unternehmen das Potenzial moderner Zeitwirtschaft noch nicht ausschöpfen – und wie digitale Lösungen und KI heute schon Prozesse vereinfachen und Fehlerquellen reduzieren.

💡Themen dieser Folge:

Warum die Zeitwirtschaft oft unterschätzt wird – obwohl sie für die Payroll zentral ist
Warum Excel und Papier rechtlich nicht mehr ausreichen
Workforce-Management-System vs. Zeitwirtschaftssystem – was ist der Unterschied?
Welche Funktionen moderne Zeitwirtschaftssysteme heute bieten müssen:
Self-Service, mobile Apps, automatisierte Workflows und KI-gestützte Personaleinsatzplanung als Produktivitätsfaktoren
Schnittstellen zur Payroll – die Bedeutung von Single Source of Truth
Live-Demo: KI-Einsatz in der Zeitwirtschaft

Live-Demo: KI-gestützte Schichtplanung

Ein Highlight dieser Folge ist die Live-Demonstration der KI-gestützen-Schichtplanung direkt im System von Protime.
Matthias Gebhard zeigt im Gespräch live, wie KI automatisch optimale Schichtpläne erstellt –
unter Berücksichtigung von Qualifikationen der Mitarbeiter, Ruhezeiten, Teamvorlieben und gesetzlichen Vorgaben.

„Die KI denkt quasi wie ein erfahrener Planer – nur schneller, objektiver und rund um die Uhr verfügbar.“

So wird sichtbar, wie moderne Systeme nicht nur Verwaltung vereinfachen, sondern echte Entlastung im HR-Alltag schaffen.

Ob als HR-Verantwortliche:r, Payroll-Profi oder Entscheider:in im Mittelstand – diese Folge bietet Ihnen einen praxisnahen Einblick in die Zukunft der Arbeitszeiterfassung.

🎧 Jetzt reinhören oder anschauen:
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Oder direkt hier auf der Webseite abspielen (Video oben)

Lieber lesen?
Das Interview mit Matthias Gebhard gibt es auch als 👉Blogbeitrag

Teil 2 der Serie zum Thema Zeitwirtschaft und Payroll erscheint am 20. November 2025

Fazit & Angebot

Ist Ihnen nach dieser Folge klar geworden: Ihre Zeitwirtschaft braucht dringend ein Update?

Ich unterstütze Sie bei der Modernisierung Ihrer Payroll- und Zeitwirtschafts-Prozesse sowie -Systeme– als Beraterin, Projektleiterin oder Sparringspartnerin. Kontakt aufnehmen

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DER PAYROLL PODCAST #17 – HR 60+ – von Aktivrente bis aussortiert: warum wir Fachkräfte brauchen, aber nicht einstellen

„Hilfe, mein Payroller geht nächste Woche in Rente – und ich brauche sofort jemanden, der die Lohnabrechnung übernimmt!“

Solche Anfragen habe ich in den letzten Jahren öfter gehört, als mir lieb ist. Denn Lohnabrechnung ist ein hochsensibler Bereich: Wenn sie nicht läuft, wird es schnell eng. Trotzdem verlassen sich viele Unternehmen noch immer darauf, dass der erfahrene Payroller schon „bis zur Rente“ bleiben wird. Genau das ist heute aber immer seltener der Fall. Payroller 50+ wechseln jetzt. Sie bleiben nicht mehr bis zur Rente.

Warum diese Folge? 2026 ist das erste Jahr, in dem in Deutschland mehr Menschen in Rente gehen, als neue Fachkräfte nachkommen. Gleichzeitig suchen Bewerber:innen 50+ deutlich länger nach einem Job – obwohl überall händeringend Fachkräfte gesucht werden. Die zentrale Frage: Wie kommen Unternehmen heute an Fachkräfte – und warum nutzen sie den Arbeitsmarkt 50+ so wenig?

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Mit 60 Jahren nach Österreich gewechselt, auf Gehalt verzichtet – und keine Sekunde bereut. Claudia Kosian ist HR-Leiterin in einem großen österreichischen Einzelhandelsunternehmen und spricht im Gespräch mit Sabine Katzmair über ihre ungewöhnliche Karriere, die gläserne Wand für Bewerber ab 50 – und warum Alter eine Zahl ist, kein Leistungsstempel.

Einmal beworben – und dann kam immer der Headhunter

Sabine Katzmair: Was natürlich super toll ist: Sie haben sich in Ihrem Leben eigentlich nur einmal beworben. Also das ist ja aussergewöhlich.

Claudia Kosian: Ich habe mich einmal beworben und habe den Job auch angenommen. Das war der allererste – direkt von der Uni rein in den Job. Inzwischen habe ich mich schon mal zweimal beworben, bin aber dann doch nicht hingewechselt, weil mir der aktuelle Arbeitgeber die bessere Wahl schien. Das war auch noch zu der Zeit, als ich noch nicht so wechselwillig war.

Sabine Katzmair: Sie haben ja oft gesagt: Das war mir zu langweilig. Und sie haben das eigentlich umgekehrt gemacht als die Gen Z – die testet vorher aus. Sie haben das nachgeholt ab 50. Oder: Sie haben sich selbst gefunden.

Claudia Kosian: Ja, vielleicht mit Life Crisis. Ich glaube, das war Ende 40, als ich dann ankam. Ich bin ja so groß geworden: Meine Eltern waren noch der Meinung, wer bei der Deutschen Bank startet, der geht auch von dort in Rente. Die ersten zwei Dekaden habe ich das auch so gelebt. Und dann habe ich festgestellt: Loyalität ist manchmal nur auf einer Seite. Wenn man bei Amerikanern arbeitet, machen die ganz schnell mal einen Standort zu. Und dann hat der Personaler nichts mehr zu tun, wird langweilig – also wechselt man.