DER PAYROLL Podcast #14 – Systemwechsel in der Zeitwirtschaft 2025 – Hausaufgaben, Projekttipps und Erfolgsfaktoren

erschienen: 20. November 2025 als Audio-Podcast

„Bei uns ist alles ganz einfach“ – wenn Matthias Gebhard das von einem Kunden hört, gehen bei ihm die roten Lampen an. Denn 25 Jahre Projekterfahrung haben ihn gelehrt: So einfach ist es nie. Jedes Unternehmen hat spezielle Regelungen, die oft erst im Projekt sichtbar werden – und die größten Fehler passieren nicht während der Implementierung, sondern schon vorher: bei fehlerhafter Planung!

In Teil 1 meiner Podcast-Serie haben wir geklärt, WAS moderne Workforce-Management-Systeme bereits können. Er hat live im Video-Podcast demonstriert wie KI bereits bei der Schichtplanung unterstützen kann.

Und in Teil 2 wird’s jetzt konkret: WIE setzt man einen Systemwechsel erfolgreich um? Und warum ist ein Systemwechsel in der Zeitwirtschaft schwieriger umzusetzen als ein Payroll-Sytemwechsel?

Mein Gast ist wieder Matthias Gebhard. Er seit 25 Jahren Experte für Zeitwirtschaftssysteme und aktuell bei ProTime tätig, einer Tochter der SD Worx Gruppe. Mit seiner langjährigen Erfahrung hat er Hunderte von Unternehmen bei der Einführung und Optimierung von Zeiterfassungs- und Workforce-Management-Systemen begleitet. Er kennt die typischen Stolpersteine in Zeitwirtschafts-Projekten – und weiß, wie man sie von Anfang an vermeidet.

💡In dieser Folge erfahren Sie:

✅ Warum ist ein Zeitwirtschafts-Systemwechsel schwieriger als ein Payroll-Wechsel?
✅ Welche Hausaufgaben sind vor der Anbieterauswahl zu erledigen?
✅ Warum muss der Betriebsrat von Anfang an eingebunden werden?
✅ Warum scheitern Zeitwirtschaftsprojekte – obwohl die Technik stimmt?
✅ Und warum ein Systemwechsel kein IT-Projekt, sondern ein Change-Projekt ist
✅ Warum Schnittstellen zur Payroll und HR-Systemen unerlässlich sind
✅ Was der Einsatz eines externen Projektleiters bringt und wie er Mitarbeiter entlasten kann

Ob als HR-Verantwortliche:r, Payroll-Profi oder Entscheider:in im Mittelstand – diese Folge bietet Ihnen einen praxisnahen Einblick in die Zukunft der Arbeitszeiterfassung.

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Teil 1 verpasst? – hier gehts zur Folge 13!

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Das Interview mit Matthias Gebhard gibt es auch als 👉Blogbeitrag

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Ich unterstütze Sie gerne als Beraterin, Projektleiterin oder Sparringspartnerin – mit Erfahrung, Struktur und klarer Kommunikation. Von der Analyse über die Anbieterauswahl bis zur erfolgreichen Implementierung begleite ich Sie durch alle Projektphasen. → Kontakt aufnehmen

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„Hilfe, mein Payroller geht nächste Woche in Rente – und ich brauche sofort jemanden, der die Lohnabrechnung übernimmt!“

Solche Anfragen habe ich in den letzten Jahren öfter gehört, als mir lieb ist. Denn Lohnabrechnung ist ein hochsensibler Bereich: Wenn sie nicht läuft, wird es schnell eng. Trotzdem verlassen sich viele Unternehmen noch immer darauf, dass der erfahrene Payroller schon „bis zur Rente“ bleiben wird. Genau das ist heute aber immer seltener der Fall. Payroller 50+ wechseln jetzt. Sie bleiben nicht mehr bis zur Rente.

Warum diese Folge? 2026 ist das erste Jahr, in dem in Deutschland mehr Menschen in Rente gehen, als neue Fachkräfte nachkommen. Gleichzeitig suchen Bewerber:innen 50+ deutlich länger nach einem Job – obwohl überall händeringend Fachkräfte gesucht werden. Die zentrale Frage: Wie kommen Unternehmen heute an Fachkräfte – und warum nutzen sie den Arbeitsmarkt 50+ so wenig?

In dieser Folge spreche ich mit Claudia Kosian – Payrollerin, Shared-Service-Center-Leiterin und HR-Leiterin über Wechseln ab 50, die Ansprache von Headhuntern und warum der Mindset-Change bei Recruiting 50+ kommen muss. Sie selbst hat sich mit knapp 60 noch einmal neu entschieden: neuer Job, neues Land, von der Oberpfalz nach Tirol. Gemeinsam schauen wir auf Fachkräftemangel, Bewerber:innen 50+/60+, Aktivrente, Teilpension und die Frage, warum erfahrene Fachkräfte zwar gebraucht, aber oft trotzdem nicht eingestellt werden.

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Mit 60 Jahren nach Österreich gewechselt, auf Gehalt verzichtet – und keine Sekunde bereut. Claudia Kosian ist HR-Leiterin in einem großen österreichischen Einzelhandelsunternehmen und spricht im Gespräch mit Sabine Katzmair über ihre ungewöhnliche Karriere, die gläserne Wand für Bewerber ab 50 – und warum Alter eine Zahl ist, kein Leistungsstempel.

Einmal beworben – und dann kam immer der Headhunter

Sabine Katzmair: Was natürlich super toll ist: Sie haben sich in Ihrem Leben eigentlich nur einmal beworben. Also das ist ja aussergewöhlich.

Claudia Kosian: Ich habe mich einmal beworben und habe den Job auch angenommen. Das war der allererste – direkt von der Uni rein in den Job. Inzwischen habe ich mich schon mal zweimal beworben, bin aber dann doch nicht hingewechselt, weil mir der aktuelle Arbeitgeber die bessere Wahl schien. Das war auch noch zu der Zeit, als ich noch nicht so wechselwillig war.

Sabine Katzmair: Sie haben ja oft gesagt: Das war mir zu langweilig. Und sie haben das eigentlich umgekehrt gemacht als die Gen Z – die testet vorher aus. Sie haben das nachgeholt ab 50. Oder: Sie haben sich selbst gefunden.

Claudia Kosian: Ja, vielleicht mit Life Crisis. Ich glaube, das war Ende 40, als ich dann ankam. Ich bin ja so groß geworden: Meine Eltern waren noch der Meinung, wer bei der Deutschen Bank startet, der geht auch von dort in Rente. Die ersten zwei Dekaden habe ich das auch so gelebt. Und dann habe ich festgestellt: Loyalität ist manchmal nur auf einer Seite. Wenn man bei Amerikanern arbeitet, machen die ganz schnell mal einen Standort zu. Und dann hat der Personaler nichts mehr zu tun, wird langweilig – also wechselt man.