DER PAYROLL PODCAST - #8 Smart HR - How AI enables better decisions!

Nachwuchssicherung in der Payroll – so klappt’s mit der GEN Z!

Wie sichert man eigentlich Nachwuchs und Fachkräfte in der Payroll? Seien wir ehrlich: Kaum jemand sagte von uns nach der Schule oder dem Studium „Ich will unbedingt in die Lohnabrechnung!“ Oder in die Buchhaltung. Diese Bereiche gelten selten als „hip“ oder besonders attraktiv. Viele von uns sind eher zufällig dort gelandet – durch ein Praktikum, einen Ausbildungsteil oder weil jemand im Umfeld dort arbeitet.

Payroll ist ein klassischer Quereinsteigerberuf – es gibt keine spezielle IHK-Ausbildung. Man braucht meist eine kaufmännische Basis und qualifiziert sich dann weiter.

Doch wie erreichen wir die Gen Z, die Generation Influencer für diese – sagen wir mal – „weniger glanzvollen“ Bereiche?

Meine Antwort: Mit modernen, spielerischen Lernkonzepten. Wenn junge Menschen merken: „Hey, das ist ja gar nicht so trocken, wie ich dachte!“ – dann haben wir den ersten Schritt geschafft. Im besten Fall entsteht so echtes Interesse und langfristige Bindung. Und vielleicht sogar: neue Payroll-Fachkräfte!

Letztes Jahr durfte ich eine junge Auszubildende auf ihrem Weg zur Payroll-Fachkraft begleiten: Jana. Heute arbeitet sie bereits ziemlich erfolgreich als Payroll Specialist.
Im Rahmen meines Lernkonzepts der Payroll Lernreise hat sie sich innerhalb von nur drei Monaten strukturiert und praxisnah eingearbeitet.

Systemwechsel - nicht das Tool ist das Problem!

Systemwechsel in der Payroll: Warum das Tool nicht das Problem ist

Ein neues Abrechnungssystem klingt nach Fortschritt, Effizienz und Automatisierung. Doch die Realität sieht oft anders aus: Medienbrüche, Frust im Team und mehr manuelle Nacharbeit als zuvor. Warum scheitern so viele Systemwechsel in der Lohnabrechnung an der Praxis? Eine ehrliche Analyse.

1. Fachliche Abteilungen werden zu spät eingebunden
Entscheidungen fallen oft auf strategischer oder technischer Ebene – ohne die Payroll-Profis, die später mit dem System arbeiten. Schnittstellen wie HR oder FiBu werden oft vergessen, eine klare Ist-Analyse fehlt.

✅ Lösung: Die Payroll muss früh mit an den Tisch. Mapping der aktuellen Prozesse, Bedarfsanalyse für das neue System und Einbindung aller angrenzenden Systeme sind Pflicht.

2. Unklare Datenflüsse & Schnittstellenprobleme
Trotz versprochener Integration bleibt es bei Excel-Listen und manueller Nacharbeit. Daten kommen zu spät, unvollständig oder falsch an – ein Albtraum für jede Abrechnung.

✅ Lösung: Technische UND organisatorische Definition der Schnittstellen. Klar geregelt, wer was wann liefert – und wer es prüft.

3. Schulung kommt zu spät oder gar nicht

Viele Teams sehen das neue System zum ersten Mal nach dem Go-live. Es fehlt an Verständnis, Übersicht und Sicherheit. Besonders in altersgemischten Teams kann das zu Frust oder Fehlern führen.

✅ Lösung: Zielgruppengerechte Schulung , angepasst an Tempo und Lernstil – idealerweise schon vor dem Start. . Und: Die Schulung endet nicht mit dem Go-live.

4. Systemwechsel = Change, nicht nur IT
Ein Systemwechsel ist kein reines IT-Projekt. Es betrifft Menschen, Routinen, Zusammenarbeit. Wird das nicht mitgedacht, fühlt sich der Wechsel wie ein „Zusatzproblem“ an. Widerstand ist oft die Folge.

✅ Lösung: Der Wechsel ist ein Veränderungsprozess. Kommunikation, Rollenklärung und ein begleitetes Übergangsmanagement sind entscheidend.

5. Fehlende Prozessanalyse
Wer alte Prozesse einfach übernimmt, verpasst die Chance auf Optimierung. Oft wird das Alt-System 1:1 kopiert – inklusive Schwächen.

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