Wo gehobelt wird, da fallen Späne! Dieses Sprichwort kennen Sie sicherlich!
Überall wo Menschen arbeiten werden Fehler gemacht. Das liegt in der Natur des Menschen. Da ist mal ein Tippfehler in einer Marketing-Broschüre. Der Handwerker vergisst eine Schraube festzuzurren. In der Produktion wird ein Teil nicht richtig gefertigt oder in der Buchhaltung wird eine Rechnung übersehen und nicht bezahlt. Das gilt natürlich auch für die Lohnabrechnung. Wir sind zwar grundsätzlich sehr genaue und umsichtig arbeitende Mitarbeiter, aber auch uns passieren ab und an Fehler.
Aber es gibt solche und solche Fehler. Worüber ich heute sprechen will, sind nicht die kleinen Fehler, die ab und zu mal vorkommen und wenig bis geringe Auswirkung auf ihr Unternehmen haben. Sondern heute spreche ich von Fehlern im großen Stil, die zu hohen Nachzahlungen in Sozialversicherung und Lohnsteuer führen und ein Unternehmen kosten- und haftungstechnisch hart treffen können. Und – was das mit fehlender oder mangelhafter Steuerung also Führung zu tun hat.
Der schlimmste aller Fehler ist, sich keines solchen bewusst zu sein. (Thomas Carlyle).
Fehler aus Unwissenheit – ich weiss nicht, dass ich nichts weiss
Die meisten Fehler, die ich in Unternehmen in der Lohnabrechnung in meiner Interimzeit bisher gesehen habe, beruhen auf Unwissenheit. Und zwar nicht nur bei den Mitarbeitern der Lohnabrechnung, sondern auch durch fehlendes Wissen oder fehlender Prozesse in HR und Buchhaltung. Hier wird entweder aus Unwissenheit eine Handlung unterlassen, fehlerhaft durchgeführt oder Informationen gar nicht oder zu spät geliefert.
Ich nenne mal Beispiele:
- Es gibt einen neuen Sachbezug im Unternehmen für den, die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50,00€ genutzt wird. Die/der Lohnabrechner, weiss nicht, dass er/sie hier trotz Steuer- und SV-freiheit dies in der Lohnabrechnung erfassen und kontrollieren muss.
- Ein neuer Mitarbeiter bekommt kein Gehalt bezahlt. Grund ist, dass die Lohnabrechnung über die Neueinstellung nicht oder zu spät informiert wurde. Es gibt keine gute Kommunikation zwischen HR und Payroll.
Gute Payroll-Mitarbeiter, mit viel Erfahrung und Wissen, haben ein gutes Bauchgefühl, und wissen, dass sie bei bestimmten Sachverhalten hier in Aktion treten müssen. Sie machen sich bei unbekannten Themen selbst schlau und setzen diese rechtlich richtig um. Bei weniger erfahrenen Mitarbeitern schlägt dieses ‚innere Radar‘ erst gar nicht an, da Wissen und Erfahrung noch zu gering sind.
Hier kommt der Führungskraft, die Verantwortung für die Personalauswahl zu. Wen brauche ich für die Position in der Lohnabrechnung mit welchem Know-How? Muss diese Person noch weitergebildet werden, braucht diese einen Senior oder ‚Coach‘ an seiner/Ihrer Seite?
Auch die Schnittstellenbeteiligten HR/Buchhaltung müssen über die Prozesse in der Payroll bescheid wissen. Effektive Prozesse- und auch Kontrollprozesse muss die Führungskraft etablieren und kontrollieren.
Insbesondere junge Mitarbeiter in der Lohnabrechnung, brauchen hier meist mehr Unterstützung und Begleitung, um nicht in der Überforderung zu landen.
„Einen Fehler durch eine Lüge zu verdecken heißt, einen Flecken durch ein Loch zu ersetzen“ (Aristoteles)
Fehlerkultur – keinen Flecken durch ein Loch ersetzen!
Einen Fehler zu machen ist nicht schön, vor allem nicht bei Menschen, die sowieso schon sehr genau und gewissenhaft arbeiten – wie Mitarbeiter in der Lohnabrechnung. Auch mir sind Fehler peinlich, aber sie passieren. Ich hatte schon mal Auftraggeber, die sehr empfindlich auf die kleinsten Fehler reagiert haben. Meistens haben diese kein umfängliches Bild über die Komplexität in der Lohnabrechnung. Sowohl rechtlich als auch technisch – ja auch manchmal legt uns das Abrechnungssystem ein Fehler-Ei. Auf jeden Fall ist das Arbeiten mit solch einem Druck, kein schönes Arbeiten auf Dauer, sowohl in Projekten als auch in Festanstellung.
Einen Fehler zuzugeben ist Stärke, jedoch unter den Tisch zu kehren und nicht daraus zu lernen Schwäche. Aber es kommt darauf an, wie die Führungskraft darauf reagiert. Sucht diese einen Schuldigen oder reagiert Sie positiv auf Fehlerzugeständnisse und sucht dagegen Lösungsansätze? Auch andere können durch Fehler anderer lernen. Gibt es zum Beispiel eine Plattform zum Austausch? Werden Fehler offen angesprochen? Gerade in der Lohnabrechnung und auch Buchhaltung brauchen wir in Unternehmen eine positive Fehlerkultur. Gerade weil Fehler in diesen Bereichen einen direkten monetären bzw. Haftungsaspekt haben.
„Erfolg besteht nicht darin, keine Fehler zu machen, sondern darin, den gleichen Fehler kein zweites Mal zu machen.“
(George Bernard Shaw)
Lernkultur – keine Fehler zweimal machen
Fehler gehören zum Lernen dazu. Nur so lernt man. Fehler mehr als einmal zu machen ist fahrlässig, mehr als zweimal dumm. Zur guten Fehlerkultur gehört natürlich auch eine positive Lernkultur. Ständige gesetzliche Änderungen wie z.B. in der Corona-Pandemie im Bereich der Kurzarbeit oder jetzt wieder im Bereich Minijob und Sachbezüge, zwingen Payroll-Mitarbeiter und Unternehmen sich ständig up to date zu halten.
Hier müssen Mitarbeiter aktiv bei Weiterbildungswünschen unterstützt werden. Aber auch die Führungskraft muss notwendige Wissensdefizite erkennen und Weiterbildungsbedarf bei Mitarbeitern einleiten und organisieren. Oftmals wird hier das Weiterbildungsbudget zu knapp bemessen – keine gute Idee. Denn nur gut aus- und weitergebildete Mitarbeiter sind auch gute Lohnabrechner, die umsichtig und proaktiv handeln und umsetzen können.
Ein 3-Tages-Grundlagen-Seminar ist lediglich ein Einstieg in das Thema Lohn, kann jedoch praktische on-the-job-Begleitung und weiteren theoretischen Wissensaufbau in Stufen nicht ersetzen.
Kurz und gut:
- Eine gute Lohnabrechnung, ob Inhouse- oder outgesourct muss gut gesteuert werden. Ohne Steuerung gibt es keine gute Lohnabrechnung.
- Gute Führungskräfte etablieren eine gute Lern- und Fehlerkultur für die Lohnabrechnung. Ein adäquates Weiterbildungsbudget für den Bereich Lohn ist essentiell und unterstützt die Wichtigkeit dieses Bereiches, um Haftungsrisiken zu vermeiden oder reduzieren – für Ihr Unternehmen und auch direkt für Sie als Führungskraft!
- Gute Führungskräfte erkennen Potential beim Payroll-Recruiting – wissen aber auch wo Know-How und Erfahrung noch fehlt und wie dies durch interne oder externe Unterstützung auf- und ausgebaut sowie begleitet werden kann.
- Gute Führungskräfte etablieren effektive Payrollprozesse- sowie Kontrollprozesse und kontrollieren diese regelmäßig.
Gerne helfe ich Ihnen dabei!
