DER Payroll Podcast – Interview mit Payroll-Experte Marc Staab
Immer mehr Unternehmen stehen vor der Frage: Soll die Lohnabrechnung im Haus bleiben oder an einen Outsourcing-Dienstleister vergeben werden? In der ersten Folge des Payroll Podcasts spricht Sabine Katzmair mit Marc Staab – Payroll-Profi mit über 25 Jahren Erfahrung.
Staab verantwortete sowohl Inhouse-Payroll als auch die Abwicklung im ausgelagerten Modell und war zudem selbst bei einem Payroll-Outsourcing-Dienstleister tätig. Er kennt das Thema also aus allen Perspektiven.
Heute leitet er das HR Shared Service Center einer internationalen Bank mit rund 2.500 monatlichen Abrechnungen – und begleitet dort aktuell das Re-Insourcing der Payroll nach einer Outsourcing-Phase.
„Payroll ist sexy“
Sabine Katzmair: Herr Staab, 25 Jahre Lohnabrechnung – viele junge Leute fragen sich: Wird das nicht langweilig?
Marc Staab: Ganz und gar nicht. Payroll ist extrem vielseitig: Man hat rechtliche Themen, IT, Beratung und natürlich den direkten Bezug zu Menschen. Und ehrlich gesagt: Gehaltsabrechnung ist sexy. (-:
Inhouse vs. Outsourcing – wo sehen Sie die Vorteile?
Sabine Katzmair: Sie kennen beide Modelle. Welche Payroll-Variante bevorzugen Sie?
Marc Staab: Ganz klar: Inhouse-Payroll. Man steuert Qualität und Prozesse selbst, erhält mehr Wertschätzung von Mitarbeitenden und ist nicht abhängig vom Dienstleister. Outsourcing ist spannend, aber auch hart: Dienstleister machen nur, was der Kunde vorgibt – und wenn Know-how im Unternehmen fehlt, wird’s kritisch.
Warum hat Ihre Bank Re-Insourcing betrieben?
Sabine Katzmair: Ihr Unternehmen hat nach fünf Jahren Outsourcing zurück auf Inhouse gesetzt. Was waren die Gründe?
Marc Staab: Vor allem zwei Punkte:
1. Qualitätsprobleme. Ohne internes Payroll-Wissen konnte der Dienstleister nicht richtig gesteuert werden, die Ergebnisse litten massiv.
2. Strategische Entscheidung. Wir haben ein HR Shared Service Center für 14 Konzerngesellschaften aufgebaut, um Prozesse zu vereinheitlichen und Synergien zu nutzen.
Welche Herausforderungen gab es beim Re-Insourcing?
Marc Staab: Wir mussten alte Abrechnungsfehler bereinigen. Neue Konzernfirmen mussten von Qualität und Service überzeugt werden. Und: HR-Generalisten wurden zu Payroll-Spezialisten weiterentwickelt. Positiv: Wir konnten alle Mitarbeitenden halten und durch gezielte Weiterbildungen stärken.
Outsourcing – falsche Erwartungen?
Sabine Katzmair: Viele Unternehmen sehen Outsourcing als Allheilmittel. Zu Recht?
Marc Staab: Nicht ganz. Viele glauben, sie hätten danach „nichts mehr mit Payroll zu tun“. Das ist falsch. Payroll-Outsourcing funktioniert nur, wenn intern Fach-Know-how vorhanden ist. Außerdem gibt es versteckte Kosten – etwa für jede Systemanpassung oder externe Beratung. Günstiger ist es selten.
Löst Outsourcing den Fachkräftemangel?
Sabine Katzmair: Manche Unternehmen outsourcen, weil sie keine Fachkräfte finden. Hilft das wirklich?
Marc Staab: Nein. Das Problem wird nur verlagert. Auch Dienstleister kämpfen mit Fachkräftemangel. Besser ist es, eigene Mitarbeitende aufzubauen, zu coachen und langfristig zu halten.
Blick in die Zukunft: Payroll 2035
Sabine Katzmair: Wird es den klassischen Lohnabrechner in zehn Jahren noch geben?
Marc Staab: Ja, aber anders. Viele Routinen werden durch Digitalisierung und KI automatisiert. Dafür steigen die Anforderungen an IT-Know-how und Systemsteuerung. Und eines bleibt: Systeme sind nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen.
Fazit: Mischmodell als Payroll-Modell der Zukunft
Sabine Katzmair: Also, was ist die Payroll-Lösung von morgen?
Marc Staab: Eine Mischung. Für kleine Unternehmen ist ein Steuerberater sinnvoll. Für größere Konzerne funktioniert ein Hybridmodell am besten:
– Technisches Hosting & Updates beim Dienstleister
– Inhaltliche Steuerung & Qualität im Unternehmen
So verbindet man Flexibilität, Fachkompetenz und Stabilität.
Fazit: Payroll ist kein „Entweder-oder“. Ob Inhouse, outgesourct oder Mischmodell – entscheidend sind Know-how, Qualitätssicherung und die richtige Balance.
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