Ich habe gerade die neue HDI-Studie zum Thema Fachkräfte gelesen – sehr interessant. So würde lt. Studie fast jeder zweite Vollzeit-Beschäftigte zur Teilzeit-Arbeit wechseln, wenn er dazu die Möglichkeit vom Arbeitgeber bekäme. 76 Prozent aller Beschäftigten sind außerdem für die Einführung der 4-Tage-Woche in ihren Unternehmen. Das heisst im Zuge des Fachkräftemangels, dass sich Firmen darauf einstellen müssen, um weiterhin attraktiv für Bewerber zu sein oder erfahrenes Personal halten zu können.

Grundsätzlich ist Teilzeit eine gute Idee. Aber aus einer Vollzeit-Stelle kann man nicht so einfach 2 Teilzeitstellen machen. Oder auch oft erlebt, es wird jemand in Teilzeit eingestellt und wird dann trotzdem mit der gleichen Menge an Aufgaben wie in Vollzeit zugeschüttet. Der TZ-Mitarbeiter ist dann schneller wieder weg, als man schauen kann. Es gibt leider meist keine seriöse Analyse wie man den Arbeitsplatz in Teilzeit anders gestalten muss, bzw. den Workload anders verteilen muss.

Was mir im Zuge meiner Projektakquisen auffällt: Unternehmen kennen ihre Payroll nicht und können Bedarf leider schlecht einschätzen. Ich hatte schon oft Projekte, die in Teilzeit begonnen haben, weil man dachte: das reicht schon und dann wurde aus einem 3 Tage Projekt schnell ein 5 Tage Projekt. Nur einmal ist es mir passiert, dass ich mich etwas gelangweilt habe, weil ich in 3 Tagen eine Vollzeit-Vakanz überbrückt habe.

Letzthin wurde ich gefragt, ob ich mit meinen 3 Tagen das Projekt abdecken kann. Vorher war eine Vollzeitkraft da. Ich kann als Interimer schlecht in die Glaskugel schauen. Jede Payroll ist anders, jede hat einen anderen Digitalisierungsgrad, Spezialitäten, die Anzahl der zu betreuenden Mitarbeiter ist nur ein Hinweis, aber keine klare Indikation.

Deshalb:
! Analysieren Sie Ihre Prozesse
! Machen Sie so eine Art Payroll-REFA heisst: Payroll Sachbearbeiter sollten einmal ihre Zeit dokumentieren, die Sie in einem Monat für die Payrolltätigkeiten benötigen, das geht übrigens gut mit dem Online-Tool Toggl
! Dokumentieren Sie Prozesse und halten Sie diese aktuell
! Auch Schnittstellentätigkeiten z.B. zur Buchhaltung sollten miteinbezogen werden.

Danach hat man einen besseren Überblick, kann Zeitbedarf besser einschätzen, Verbesserungspotential bestimmen und auch für eine Teilzeitstelle besser beurteilen, wie und wo Stellschrauben sind, um aus einer Vollzeitstelle, eine oder 2 Teilzeitstellen zu schaffen…