Meilenstein für die digitale Payroll: BAG-Urteil erlaubt digitale Verdienstabrechnung

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 28. Januar 2025 eine richtungsweisende Entscheidung getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf die Digitalisierung von HR-Prozessen und die betriebliche Praxis hat. Das Urteil erlaubt Arbeitgebern, Entgeltabrechnungen rechtssicher in digitaler Form bereitzustellen, ohne dass eine ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer erforderlich ist. Diese Entscheidung bringt sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile und sorgt für mehr Klarheit in der Praxis.

Situation vor dem Urteil

Vor dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 28. Januar 2025 war die Situation bezüglich elektronischer Gehaltsabrechnungen wie folgt:

Rechtliche Unsicherheit: Es gab keine klare höchstrichterliche Entscheidung zur Zulässigkeit ausschließlich digitaler Gehaltsabrechnungen.
Unterschiedliche Gerichtsentscheidungen: Einige Landesarbeitsgerichte, wie das LAG Niedersachsen und das LAG Hamm, urteilten, dass die bloße elektronische Bereitstellung von Lohnabrechnungen zum Abruf durch den Arbeitnehmer nicht ausreiche, um die gesetzliche Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung zu erfüllen.
Zustimmungserfordernis: Viele Arbeitgeber gingen davon aus, dass sie für die Umstellung auf digitale Abrechnungen die ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer benötigten.
Unsicherheit bei der Umsetzung: Arbeitgeber waren unsicher, wie sie die Digitalisierung von Personaldokumenten rechtssicher umsetzen konnten, insbesondere im Hinblick auf die Erfüllung des gesetzlichen Textformerfordernisses gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO.

Diese Situation führte zu Zurückhaltung bei der Umstellung auf vollständig digitale Abrechnungssysteme und zu rechtlichen Auseinandersetzungen, wie im Fall der Edeka-Verkäuferin, die auf einer Papierabrechnung bestand und zu diesem Urteil des BAG führte.

Urteil treibt Digitalisierung in der Payroll voran

Mit diesem Urteil erleichtert das BAG die Digitalisierung in Unternehmen. Arbeitgeber sind nun berechtigt, Gehaltsabrechnungen elektronisch bereitzustellen, ohne auf die Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeiters angewiesen zu sein. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern spart auch Papier und Druckkosten.

Rechtliche Sicherheit für Unternehmen

Ein anderer zentraler Aspekt der Entscheidung ist die Rechtssicherheit für Unternehmen. Das BAG bestätigt, dass die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen der gesetzlich vorgeschriebenen Textform entspricht. Arbeitgeber können somit auf papierlose Lösungen umstellen, ohne rechtliche Risiken einzugehen.

Effizienzsteigerung und Kostenersparnis

Die Umstellung auf digitale Entgeltabrechnungen bedeutet eine erhebliche Effizienzsteigerung. Unternehmen sparen Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand ein und können ihre HR-Prozesse optimieren. Das entlastet nicht nur die Personalabteilungen, sondern auch die Umwelt.

Holschuld statt Bringschuld

Eine weitere bedeutsame Klarstellung betrifft die Frage der Zustellung. Das BAG definiert den Anspruch auf eine Entgeltabrechnung als Holschuld. Das bedeutet, dass Arbeitgeber die Abrechnung lediglich zur Verfügung stellen müssen, während Arbeitnehmer selbst dafür verantwortlich sind, diese abzurufen. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung tatsächlich erhält.

Berücksichtigung der Arbeitnehmerinteressen

Gleichzeitig hat das BAG den Schutz der Arbeitnehmerinteressen berücksichtigt. Für Beschäftigte ohne privaten Online-Zugang müssen Arbeitgeber Möglichkeiten schaffen, die Entgeltabrechnungen im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Dies stellt sicher, dass niemand von wichtigen Informationen ausgeschlossen wird.

Stärkung der Mitbestimmung

Das Urteil betont zudem die Rolle des Betriebsrats bei der Einführung digitaler Abrechnungssysteme. Unternehmen müssen den Betriebsrat in den Entscheidungsprozess einbinden und können so eine einvernehmliche Lösung für alle Beteiligten schaffen.

Fazit: Das Ende der Papierlohnabrechnung – Erleichterung bei Digitalisierung

Mit diesem Urteil hat das BAG einen wichtigen Schritt zur Modernisierung des Arbeitsrechts gemacht. die Papierlohnabrechnung ist passé. Die Entscheidung ebnet den Weg für eine weitreichende Digitalisierung von Personaldokumenten und vereinfacht betriebliche Prozesse erheblich. Gleichzeitig werden die Rechte der Arbeitnehmer gewahrt und die Mitbestimmung gestärkt. Unternehmen profitieren von effizienteren Abläufen, während Arbeitnehmer weiterhin Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen haben. Ein echter Fortschritt für die digitale Arbeitswelt!

Quickcheck-Angebot im März 2025: Wie gut sind sie aktuell digital aufgestellt? Nehmen Sie eine Kurzberatung in Anspruch!
______________________________________________________________________________________________________________

Brauchen Sie Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer HR- und Payroll-Prozesse? Informieren Sie sich über meine Dienstleistungen individuelle Beratung.

Beitrag teilen:

Verwandte Beiträge

Widerstand im Lohnbüro: Warum viele Lohnabrechner Veränderung skeptisch sehen – und wie Führung damit umgehen kann

Sind Lohnabrechner:innen veränderungsresistenter als andere Abteilungen oder Mitarbeitergruppen? Ich lehne mich mal aus dem Fenster und sage: ja. Denn ich habe diesen Widerstand im Lohnbüro gegen Veränderungen im Laufe meiner Selbstständigkeit in verschiedenen Projekten deutlich häufiger und klarer erlebt als in vielen anderen Bereichen.

Es ist kein Geheimnis: Lohnabrechner lieben ihr Abrechnungssystem – also bitte nicht wechseln. Sie lieben ihre Routinen – also bitte keine Prozessveränderungen (schon gar nicht „verschleiert als Optimierung“). Sie sind präzise, sicherheitsorientiert und sehen Veränderungen eher kritisch. Statt „Toll, jetzt wird alles besser!“ machen sie einen nüchternen Realitätscheck: Was bedeutet das konkret für mich? Welches Worst-Case-Szenario kann durch die Veränderung von X oder Y auf mich zukommen? Wie viel Mehrarbeit kommt on top zu dem Druck, den man jeden Monat sowieso schon hat?

DER PAYROLL Podcast #15 – Eine Lernreise ist keine Netflixserie – warum ein Payroll-Lernreisen-Projekt nach 2 Sessions endete

Fachkräfteaufbau, Fachkräfteschulung und Kompetenzentwicklung in der Payroll – alles wichtige Themen für die Zukunft der Lohnabrechnung in Unternehmen. Dafür brauchen wir neue Lernkonzepte. Aber was passiert, wenn „Neues“ auf eine „alte“ Unternehmenskultur trifft? In dieser Folge geht es genau darum.

Ich berichte von meinem großen Lernreisen‑Projekt, das nach nur 2 Sessions (von 24 insgesamt) jäh endete. Geplant waren eigentlich fünf Monate, 14 Teilnehmende, viel Analyse, Konzeptarbeit und Herzblut – mit dem Ziel, echte Handlungssicherheit in der Payroll aufzubauen, also Kompetenzentwicklung statt reiner „Druckbetankung“. Das Unternehmen wollte ein neues Lernkonzept für seine Payroll‑Mitarbeitenden und brauchte es auch – doch wenn die Lernkultur im Unternehmen noch nicht bereit ist für Neues, trifft ein innovatives Format nicht automatisch auf fruchtbaren Boden.

Statt eines klassischen Gastes habe ich diesmal ein Experiment gewagt: Ich habe meine Unterlagen, E‑Mails und Selbstreflexionen in NotebookLM hochgeladen. Zwei KI‑Stimmen analysieren im Podcast, was passiert ist, und diskutieren, warum moderne Lernformate wie Lernreisen nicht einfach „on demand“ funktionieren – und welche drei Faktoren darüber entscheiden, ob sie in Unternehmen wirklich greifen: Führung, Lernbereitschaft und passende Rahmenbedingungen.

Das Ergebnis ist eine Mischung aus persönlicher Geschichte, didaktischer Analyse und klaren Learnings für alle, die mit modernen Lernformaten in Unternehmen arbeiten – ob in Payroll, HR oder anderen Fachbereichen. Und die KI bringt es erstaunlich gut auf den Punkt – mit einer Prise Humor!

Wenn Sie nach dem Hören mehr über mein Payroll‑Lernreisen‑Konzept erfahren möchten – inklusive Aufbau, Varianten und Praxisbeispielen – finden Sie hier weitere Informationen:
👉 Payroll‑Lernreise