Systemwechsel in der Payroll: Warum das Tool nicht das Problem ist

Ein neues Abrechnungssystem klingt nach Fortschritt, Effizienz und Automatisierung. Doch die Realität sieht oft anders aus: Medienbrüche, Frust im Team und mehr manuelle Nacharbeit als zuvor. Warum scheitern so viele Systemwechsel in der Lohnabrechnung an der Praxis? Eine ehrliche Analyse.

1. Fachliche Abteilungen werden zu spät eingebunden
Entscheidungen fallen oft auf strategischer oder technischer Ebene – ohne die Payroll-Profis, die später mit dem System arbeiten. Schnittstellen wie HR oder FiBu werden oft vergessen, eine klare Ist-Analyse fehlt.

✅ Lösung: Die Payroll muss früh mit an den Tisch. Mapping der aktuellen Prozesse, Bedarfsanalyse für das neue System und Einbindung aller angrenzenden Systeme sind Pflicht.

2. Unklare Datenflüsse & Schnittstellenprobleme
Trotz versprochener Integration bleibt es bei Excel-Listen und manueller Nacharbeit. Daten kommen zu spät, unvollständig oder falsch an – ein Albtraum für jede Abrechnung.

✅ Lösung: Technische UND organisatorische Definition der Schnittstellen. Klar geregelt, wer was wann liefert – und wer es prüft.

3. Schulung kommt zu spät oder gar nicht

Viele Teams sehen das neue System zum ersten Mal nach dem Go-live. Es fehlt an Verständnis, Übersicht und Sicherheit. Besonders in altersgemischten Teams kann das zu Frust oder Fehlern führen.

✅ Lösung: Zielgruppengerechte Schulung , angepasst an Tempo und Lernstil – idealerweise schon vor dem Start. . Und: Die Schulung endet nicht mit dem Go-live.

4. Systemwechsel = Change, nicht nur IT
Ein Systemwechsel ist kein reines IT-Projekt. Es betrifft Menschen, Routinen, Zusammenarbeit. Wird das nicht mitgedacht, fühlt sich der Wechsel wie ein „Zusatzproblem“ an. Widerstand ist oft die Folge.

✅ Lösung: Der Wechsel ist ein Veränderungsprozess. Kommunikation, Rollenklärung und ein begleitetes Übergangsmanagement sind entscheidend.

5. Fehlende Prozessanalyse
Wer alte Prozesse einfach übernimmt, verpasst die Chance auf Optimierung. Oft wird das Alt-System 1:1 kopiert – inklusive Schwächen.

✅ Lösung: Vor dem Wechsel klären: Was läuft gut? Was nicht? Welche Prozesse müssen wirklich mit?

Was hilft: Systemwechsel als Change-Projekt behandeln – mit klarer Kommunikation, Beteiligung und Begleitung.

6. Fehlende Akzeptanz im Team
Ein neues System wird oft als Belastung empfunden – besonders in altersgemischten Teams. Das erzeugt Unsicherheit und Widerstand.

✅ Lösung: Kommunikation auf Augenhöhe, echte Einbindung und individuell zugeschnittene Schulungen. Technik muss den Menschen dienen, nicht umgekehrt.

Fazit: Nicht das System ist das Problem – sondern der fehlende Transfer

Ein neues Payroll-System kann viel leisten. Aber nur, wenn Prozesse, Datenflüsse und Menschen mitgedacht und mitgenommen werden. Wer Schulung, Schnittstellen und Change unterschätzt, produziert statt Fortschritt und Effizienz genau das Gegenteil – Frust, Fehler, Folgekosten.

Sie planen einen Systemwechsel? Ich begleite Sie gerne – als Projektleiterin, Beraterin oder Transfer-Trainerin mit durchdachten Schulungskonzepten.

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