Immer wieder erlebe ich derzeit, dass Kunden sagen ‚Mein langjähriger Lohnabrechner verläßt mich und ich weiss gar nicht was der so alles macht!‘. Kurz vor Vertragsende soll dann der Mitarbeiter noch eine schriftliche Dokumentation abliefern. Meist hat er dazu keine Zeit mehr und auch keine große Lust, denn man verläßt ja das Unternehmen. Solche Prozessdokumentationen sind allerdings Gold wert – für Fälle, wenn jemand geht oder auch durch Krankheit oder Urlaub vertreten werden muss. Man sollte damit allerdings nicht erst beim Weggang eines wichtigen Mitarbeiters anfangen, sondern schon lange vorher. Denn meist fällt mir auf, dass diese ‚Doku’s‘ manchmal nicht so plausibel sind, wie diese sein sollten. Warum? Erstens: Dokumentation müssen alle Schritte detailliert beschreiben, die getan werden müssen. Jemand der ja weiss, was zu tun ist, vergisst manchmal Details, weil ihm diese total klar sind. Aber von der Warte eines Mitarbeiters, der keine Ahnung davon hat fehlt etwas.
Deshalb:
1. Starten Sie JETZT mit Ihren Dokumentationen in der Lohnabrechnung!
2. Lassen Sie diese von Mitarbeitern prüfen, die keine Ahnung von der Thematik haben, denn diesen fallen Schritte auf die fehlen oder ob die Doku verständlich ist.
3. Dokumentationen leben von Aktualität – eine ständige Überprüfung ist wichtig, denn eine veraltete Dokumentation ist genauso wenig hilfreich wie gar keine!
Viel Spass also beim Dokumentieren!!