Smart Payroll – die nächste Generation der Lohnabrechnung

In Folge 7 des DER Payroll Podcast ist mein Gast diesmal Uwe Klappich, Cluster Lead für Payroll Technology bei SD Worx. Ich spreche über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Innovationen in der Lohnabrechnung. Klappich, der federführend an einer neuen Inhouse-Payroll-Software arbeitet, erklärt, wie diese Technologie Arbeitsprozesse effizienter gestalten kann und welche Chancen und Herausforderungen sich dadurch für Unternehmen und Lohnabrechner ergeben.

Sabine Katzmair: Warum hat sich SD Worx dazu entschieden, ein eigenes Payroll-System zu entwickeln, wo es doch bereits zahlreiche Lösungen auf dem Markt gibt?

Uwe Klappich: Gute Frage! Unsere 75-jährige Erfahrung im Payroll-Bereich ermöglicht es uns, die spezifischen Bedürfnisse unserer Kunden wirklich genau zu kennen. Dadurch konnten wir eine Lösung entwickeln, die genau auf die Anforderungen zugeschnitten ist, die wir über die Jahre aus Kundenfeedback herausgearbeitet haben. Ein eigenes System gibt uns außerdem die Flexibilität, auf Marktveränderungen und gesetzliche Anforderungen schneller zu reagieren. Viele Standard-Lösungen sind vielleicht gut, aber sie lassen oft weniger Spielraum für individuelle Anpassungen. Wir möchten unseren Kunden die bestmögliche Benutzererfahrung und Genauigkeit bieten, ohne von Drittanbietern oder den Update-Zyklen anderer Hersteller abhängig zu sein.

Sabine Katzmair: In unserem Vorgespräch haben Sie erwähnt, dass Ihr System „smart“ oder intelligent sei. Können Sie das genauer erklären? Können wir schon von echter KI sprechen?

Uwe Klappich: Unser neues Payroll-System verwendet Algorithmen, die auf die jeweiligen Kundendaten und Prozesse abgestimmt sind und entsprechend darauf reagieren. Man könnte es als „prozessgesteuerte Intelligenz“ bezeichnen. Das bedeutet, dass die Software Prozesse automatisch anpassen und Empfehlungen geben kann, um den Anwender zu entlasten und Fehler zu vermeiden. Selbstlernende KI im klassischen Sinne ist das jedoch noch nicht. Es geht eher darum, bestehendes Wissen und Regelwerke intelligent umzusetzen, um unsere Kunden zu unterstützen. Zum Beispiel erkennt das System ungewöhnliche Eingaben und gibt sofort Rückmeldung. Damit kann ein Lohnabrechner leichter den Überblick behalten, was besonders hilfreich ist, wenn man mit komplexen oder sich schnell ändernden Regeln arbeitet.

Sabine Katzmair: Ein besonders innovatives Feature Ihrer Software ist die Echtzeitabrechnung. Sie sagen, dass damit keine Testabrechnungen mehr nötig sind. Wie funktioniert das genau?

Uwe Klappich: Die Idee der Echtzeitabrechnung ist, dass alle Eingaben sofort verarbeitet und berechnet werden – ganz ähnlich wie bei einer Excel-Tabelle, die sich sofort aktualisiert, wenn man eine Zelle ändert. Bei uns funktioniert es genauso: Der Lohnabrechner sieht die Ergebnisse jeder Eingabe sofort und kann sofort auf Unstimmigkeiten reagieren, ohne am Ende des Monats eine separate Testabrechnung durchzuführen. Das Ergebnis ist jederzeit einsehbar und entspricht genau dem, was der endgültige Abrechnungsprozess später liefern wird. Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung erhält, sieht man sofort, wie sich dies auf den gesamten Abrechnungsprozess auswirkt. So sparen wir Zeit und können Fehler schnell korrigieren. Es geht letztlich darum, den Prozess effizienter und sicherer zu gestalten.

Sabine Katzmair: Der kürzlich verabschiedete AI Act stellt hohe Anforderungen an den Datenschutz. Wie stellen Sie sicher, dass sensible Kundendaten sicher verarbeitet werden, wenn Sie auf KI und Automatisierung setzen?

Uwe Klappich: Der AI Act und auch das deutsche Datenschutzgesetz haben eine hohe Bedeutung, und wir sind sehr darauf bedacht, alle Anforderungen einzuhalten. Wir verwenden größtenteils anonyme oder aggregierte Daten, um Erkenntnisse zu gewinnen, ohne dabei personenbezogene Daten auszuwerten. So stellen wir sicher, dass keine individuellen Daten unnötig verarbeitet oder extern geteilt werden. Unser Ziel ist es, die Prozesse für unsere Kunden zu verbessern, ohne ihre Daten zu gefährden. Falls wir personenbezogene Daten nutzen, geschieht dies nur mit ausdrücklicher Zustimmung und unter strengen Sicherheitsvorkehrungen. Langfristig sehen wir es als Vorteil, wenn Kunden ihre Daten sicher und transparent bei uns wissen, sodass wir unser System weiter optimieren können, ohne Datenschutzrisiken einzugehen.

Sabine Katzmair: Das klingt nach einem großen Schritt in Richtung Automatisierung. Was bedeutet das für die Zukunft des Berufsbilds der Lohnabrechner? Wird der Bedarf in Zukunft sinken?

Uwe Klappich: Lohnabrechner werden weiterhin eine wichtige Rolle spielen, aber ihre Aufgaben werden sich verschieben. Sie werden zunehmend die Datenüberprüfung und Prozessüberwachung übernehmen, während sich die Software um die Eingabe und Berechnung kümmert. Die Dateneingabe wird weniger manuell und mehr automatisiert ablaufen, sodass Lohnabrechner vor allem die Richtigkeit und Vollständigkeit der Prozesse sicherstellen und strategische Entscheidungen begleiten. Es ist ein Wandel, aber kein Rückgang im Bedarf – vielmehr wird sich die Art der Arbeit verändern. Fort- und Weiterbildungen werden hier eine große Rolle spielen, da die Anwender verstehen müssen, wie man mit der Technologie effizient arbeitet.

Sabine Katzmair: Es gibt ja oft das Klischee, dass Lohnabrechnung nur daraus besteht, monatlich einen Knopf zu drücken. Wird dieses „Press-the-Button“-Szenario in naher Zukunft Wirklichkeit?

Uwe Klappich: Tatsächlich streben wir eher ein Szenario ohne „Knopfdruck“ an! In unserem System wird alles fortlaufend und in Echtzeit verarbeitet. Das bedeutet, dass es keinen separaten Abrechnungsprozess mehr gibt, den man starten muss – man muss nur festlegen, wann alles für den Monat abgeschlossen ist. Dann wird quasi der „Deckel“ geschlossen, und alle Daten werden finalisiert und die Abrechnung abgeschlossen. Das ist eine echte Vereinfachung, da so menschliche Fehler bei der letzten Abrechnung minimiert werden und alle Eingaben direkt überprüft sind.

Sabine Katzmair: Abschließend: Inwiefern sehen Sie Smart Payroll als Unterstützung für Unternehmen, die Digitalisierung besser zu meistern?

Uwe Klappich: Digitalisierung scheitert oft an Medienbrüchen und unzusammenhängenden Prozessen. Unser System ermöglicht es Unternehmen, Abrechnungen, Steuerdaten und alles Weitere nahtlos und elektronisch zu verarbeiten. Wir haben Assistenten und Task-Listen integriert, die dabei helfen, die Prozesse zu verstehen und korrekt durchzuführen. Durch diese digitale Komplettlösung entlasten wir die Personalabteilungen und schaffen Raum für strategische Aufgaben. Wir sehen es als unsere Aufgabe, die Digitalisierung einfacher und greifbarer zu machen, sodass Unternehmen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Sabine Katzmair: Vielen Dank, Herr Klappich, für diesen umfassenden Einblick! Es bleibt spannend zu sehen, wie sich KI und Automatisierung in der Lohnabrechnung weiterentwickeln werden. Vielen Dank für Ihre Zeit!

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Claudia Kosian: Ich habe mich einmal beworben und habe den Job auch angenommen. Das war der allererste – direkt von der Uni rein in den Job. Inzwischen habe ich mich schon mal zweimal beworben, bin aber dann doch nicht hingewechselt, weil mir der aktuelle Arbeitgeber die bessere Wahl schien. Das war auch noch zu der Zeit, als ich noch nicht so wechselwillig war.

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Claudia Kosian: Ja, vielleicht mit Life Crisis. Ich glaube, das war Ende 40, als ich dann ankam. Ich bin ja so groß geworden: Meine Eltern waren noch der Meinung, wer bei der Deutschen Bank startet, der geht auch von dort in Rente. Die ersten zwei Dekaden habe ich das auch so gelebt. Und dann habe ich festgestellt: Loyalität ist manchmal nur auf einer Seite. Wenn man bei Amerikanern arbeitet, machen die ganz schnell mal einen Standort zu. Und dann hat der Personaler nichts mehr zu tun, wird langweilig – also wechselt man.